Xây dựng phòng họp trực tuyến chuyên dụng là giải pháp ngày càng được các doanh nghiệp chú trọng đầu tư. Nhất là khi giải pháp này mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều ích lợi trong việc nâng cao hiệu quả hội họp giao tiếp, nâng cao mối quan hệ hợp tác trong và ngoài doanh nghiệp. Đồng thời giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm chi phí tối đa. Vậy đâu là bí quyết xây dựng môi trường phòng hợp trực tuyến tối ưu?

Môi trường phòng họp trực tuyến và những yếu tố cần lưu ý

Phòng họp trực tuyến chuyên dụng

Yếu tố đầu tiên tác động lớn nhất đến môi trường phòng họp, quyết định về hình ảnh truyền tải của phòng họp là yếu tố ánh sáng. Với bất cứ thay đổi nào về độ sáng hoặc về màu sắc trong môi trường phòng hợp đều có thể tác động đến hình ảnh mà camera thu được. Do vật khi xây dựng môi trường phòng họp các bạn cần bố trí thiết bị hội nghị trực tuyến hợp lý, tránh các nguồn sáng chiếu trực tiếp vào camera.

Lưu ý về ánh sáng

Môi trường ánh sáng tốt nhất nên đầy đủ và chiếu từ trên xuống và chiếu vào phí trước người tham dự cuộc họp. Nếu phòng họp có cửa sổ nên được gắn thêm màn hoặc rèm cửa để hạn chế ánh sánh trực tiếp, giúp camera thu được hình ảnh rõ ràng và sắt nét hơn.

Song song đó, các bạn cũng cần hạn chế những bề mặt phản sáng như mặt gương vì sẽ làm hạn chế đến khả năng hiển thị của camera. Điều này cũng dễ mang đến tác động xấu, khiến hình ảnh hiển thị không được như mong muốn.

Vấn đề khác khi xây dựng phòng họp trực tuyến tối ưu các bạn cần quan tâm và vấn đề bố trí phông nền hay các bối cảnh trong phòng họp. Điều quan trọng mà một cuộc họp cần là sự tập trung của người tham gia vào nội dung cần trao đổi. Vì thế phông nền nên được bố trí hợp lý nhưng đơn giản, tránh sắp xếp lộn xộn, rườm rà nhiều chi tiết, vừa dễ gây mất tập trung vừa có thể ảnh hưởng đến hình ảnh truyền tải giữa các điểm.

Xem thêm: Polycom RealPresence Web Suite Giải Pháp Hội Họp Đơn Giản Và Trực Quan

Lưu ý về âm thanh

Bố trí mirco ở vị trí phù hợp

Yếu tố quan trọng thứ hai mà khi xây dựng môi trường phòng họp cần lưu ý là yếu tố âm thanh. Để âm thanh trong suốt, truyền tải rõ ràng thì các bạn cần bố trí mirco ở vị trí phù hợp, tránh đặt gần hoặc đặt bên dưới các thiết bị phát ra âm thanh lớn vì điều này rất dễ gây ra tạp âm và âm thanh không được tuyền tải chính xác.

Lưu ý khác

Có thể bạn không nghĩ đến nhưng màu sắc hoặc hoa văn trên quần áo của người tham dự hội nghị, tham gia cuộc họp cũng có thể gây ảnh hưởng đến sự tuyền tải hình ảnh. Vì thế khi tham gia buổi hội họp trực tuyến các bạn nên lựa chọn quần áo phù họp.

Lưu ý cuối cùng dành cho các bạn là luôn cần sắp xếp thời gian để chuẩn bị, kiểm tra và thực hành trước khi buổi hội họp chính thức diễn ra. Việc kiểm tra trước thiết bị, kiểm tra hiệu quả truyền tài hình ảnh và âm thanh, kiểm tra kết nối, đường truyền và chuẩn bị tải lên đầy đủ các dữ liệu cần trình chiếu.

Điều này không chỉ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ, theo đúng kế hoạch đề ra mà còn giúp cuộc họp diễn ra một cách chuyên nghiệp, giúp giảm thiểu thời gian buổi hội họp và giúp dự đoán, kiểm soát các rủi ro hiệu quả để cuộc họp được tổ chức thành công.

Xem thêm: Giải pháp hội họp đơn giản cho cá nhân và phòng họp nhỏ