Họp trực tuyến là giải pháp cho phép người dùng có thể kết nối, giao tiếp hay hội họp với nhau dù ở bất cứ đâu như đang giao tiếp trong cùng một không gian. Tham dự cuộc họp trực tuyến người dùng vẫn có thể trao đổi face-to-face hay chia sẽ dữ liệu với nhau. Giải pháp này không chỉ giúp khắc phục nhược điểm của cách thức họp truyền thống mà còn mang lại nhiều lợi ích, giúp cuộc họp trở nên thúc vị và hiệu quả hơn gấp nhiều lần.

Họp trực tuyến

Ứng dụng họp trực tuyến hiện nay là giải pháp được các doanh nghiệp, các cơ quan ban ngành rất quan tâm và mạnh dạn đầu tư, nhất là với các đơn vị, các doanh nghiệp có nhu cầu hội họp với tần suất thường xuyên, có nhiều chi nhánh văn phòng, nhiều đối tác khách hàng cả trong và ngoài nước.

Phân loại giải pháp thiết bị họp trực tuyến

Thiết bị chuyên dụng (thiết bị phần cứng):

Hệ thống thiết bị họp trực tuyến phần cứng chuyên dụng bao gồm: camera hội nghị, bộ codec, micro – spearkerphone. Các thiết bị khác cần có để setup một hệ thống hoàn chỉnh bao gồm: màn hình hiển thị, thiết bị lưu trữ, đường truyền mạng. Bên cạnh đó, với nhu cầu đầu tư phòng họp trực tuyến lớn Bạn sẽ cần thêm MCU và hệ thống âm thanh hội thảo.

Về thiết bị phần cứng chuyên dụng còn được phân chia thành hai loại chính:

•       Thiết bị Multipoint hay bộ điều khiển đa điểm (MCU): MCU có chức năng điều khiển toàn bộ hệ thống họp trực tuyến. Bộ thiết bị này giúp nhận toàn bộ hình ảnh, âm thanh từ các thiết bị đầu cuối tại các điểm cầu và thực hiện đóng gói rồi gửi lại các điểm cầu. Hiện nay MCU cũng được chia thành 02 loại là MCU phần cứng chuyên dụng hoặc máy tính được cài phần mềm chuyên dụng.
•       Thiết bị Endpoint hay thiết bị đầu cuối chuyên dụng: là thiết bị giúp thực hiện chức năng nén và giải nén hình ảnh, video để gửi đến hoặc nhận từ MCU. Thiết bị endpoint sẽ kết nối với MCU qua đường truyền IP.

Giải pháp họp trực tuyến phần mềm:

Hiện nay trên thị trường ngoài các giải pháp họp trực tuyến với thiết bị phần cứng thì các giải pháp phần mềm cũng cực kỳ phổ biến như: Skype for business, Zoom, TrueConf, Web conference, Google Hangout… Tuy nhiên, chất lượng thiết bị phần mềm sẽ không thể chuẩn như thiết bị phần cứng, song vẫn đáp ứng được một phần nhu cầu sử dụng, nhất là với các doanh nghiệp muốn triển khai thử hệ thống hoặc nhu cầu không chuyên.

Mô hình kết nối hệ thống họp trực tuyến

Lợi ích nào khi đầu tư hệ thống họp trực tuyến?

•       Giảm thiểu thời gian di chuyển, hội họp
•       Giảm thiểu chi phí
•       Nâng cao hiệu quả công việc nhờ thông tin truyền tải liền mạch, trong suốt và toàn cầu, cũng như kết nối sức mạnh tập thể.
•       Giúp tăng khả năng ứng biến tức thời và hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng, kịp thời hơn.
•       Giúp lưu lại toàn bộ nội dung cuộc họp để xem lại khi cần thiết
•       Giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa hạ tầng mạng sẵn có
•       Tăng cường mối quan hệ hợp tác với đối tác và khách hàng
•       Khả năng bảo mật cao
•       Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp