Để đầu tư một cách có hiệu quả và mang về chất lượng sử dụng tối ưu cho phòng họp trực tuyến chúng ta cần hiểu rõ về giải pháp này cũng như những điều cần lưu ý khi đầu tư để có thể có quyết định chính xác nhất.

Vậy phòng họp trực tuyến là gì?

Phòng họp trực tuyến được hiểu là địa điểm tổ chức cuộc họp trực tuyến từ xa dành cho một hay một nhóm người ở khoảng không gian và thời gian nhất định, có thể tại doanh nghiệp, cơ quan tổ chức hay bất kỳ đâu. Phòng họp trực tuyến để hoạt động hiệu quả cần có hệ thống thiết bị họp trực tuyến chuyên dụng cùng các trang thiết bị kỹ thuật đi kèm.

Phòng họp trực tuyến

Những lưu ý cần biết khi đầu tư phòng họp trực tuyến

Để đầu tư triển khai một phòng họp trực tuyến tối ưu thì doanh nghiệp, cơ quan của Bạn cần đáp ứng các yêu cầu như sau:

–        Về thiết bị họp trực tuyến và đường truyền internet

Tùy vào nhu cầu triển khai hệ thống phòng họp trực tuyến bao nhiêu điểm cầu kết nối, nhu cầu chia sẻ dữ liệu, diện tích mỗi phòng họp mà thiết bị sử dụng và yêu cầu về đường truyền internet cũng khác nhau. Để đơn giản chúng ta có thể phân chia phòng họp theo hình thức như sau:

–        Phòng họp trực tuyến vừa và nhỏ

Thường khoảng từ 4 đến 15 người tham gia tại mỗi điểm cầu:

•       Thiết bị:

•       Có thể sử dụng thiết bị đầu cuối chuyên dụng để có chất lượng kết nối ổn định và tốt nhất. Mỗi bộ thiết bị họp trực tuyến phần cứng bao gồm: bộ codec, camera, micro và remote.
•      Tuy nhiên để tiết kiệm bạn cũng có thể ứng dụng các giải pháp phần mềm họp qua laptop kết hợp cùng giải pháp thiết bị hỗ trợ như camera conference, micro – speakerphone rời hoặc các bộ thiết bị all-in-one. (Song bạn nên hạn chế sử dụng các giải pháp họp phần mềm qua laptop mà không sử dụng thiết bị hỗ trợ vì chất lượng khá thấp).

•       Màn hình hiển thị: với phòng hợp vừa và nhỏ thì màn hình hiển thị như tivi từ khoảng 40 inch đến 50 inch là phù hợp.

–        Phòng họp trực tuyến trung bình

Thường khoảng từ 15 đến 30 người tham gia tại mỗi điểm cầu:

•       Thiết bị: nên thể sử dụng thiết bị đầu cuối chuyên dụng và hạn chế sử dụng giải pháp phần mềm để đáp ứng nhu cầu trao đổi, giao tiếp giữa các điểm cầu và các thành viên trong cuộc họp.
•       Màn hình hiển thị: với phòng hợp trung bình thì màn hình hiển thị như tivi từ khoảng 50 inch đến 65 inch là phù hợp.
•       Hệ thống âm thanh hội thảo: để đảm bảo chất lượng âm thanh kết nối thì ngoài micro thiết bị bạn có thể lựa chọn mở rộng hệ thống mic hoặc tích hợp thêm micro ngoài.

–        Phòng họp trực tuyến lớn

Thường khoảng trên 30 người tham gia tại mỗi điểm cầu:

•       Thiết bị: với phòng họp lớn thì doanh nghiệp bạn cần thiết bị đầu cuối chuyên dụng mới có thể đáp ứng tốt nhu cầu cũng như có thể đầu tư thêm camera thứ 2 với vai trò là camera tổng quan phòng họp, còn camera 1 sẽ giúp quay, quét và zoom vào vị trí người tham gia phát biểu.
•       Màn hình hiển thị: với phòng hợp lớn thì màn hình hiển thị tivi sẽ từ 65 inch trở lên hoặc màn hình ghép video wall để đảm bảo hình ảnh các điểm cầu tham dự.
•       Hệ thống âm thanh hội thảo: với phòng hợp lớn thì hệ thống âm thanh cũng cần được nâng cấp với hệ thống âm thanh hội thảo chuyên dụng, có thể tích hợp micro cổ ngỗng nếu cần.

Phòng họp trực tuyến lớn

–        Về đường truyền internet

Đường truyền internet tại mỗi điểm sẽ phụ thuộc vào tổng số điểm cầu kết nối cùng lúc và nhu cầu chia sẽ dữ liệu (share content).

Công thức tính băng thông cho các điểm cầu như sau:

•       Tại điểm nhánh với cuộc gọi HD là 1Mbps + chia sẻ dữ liệu 1 Mbps = 2 Mbps
•       Tại điểm trung tâm = Tổng băng thông các điểm nhánh x 1.5 (Header gói tin).

Những yêu cầu tham khảo về nội thất

•       Trang thiết bị nội thất phòng họp nên có rèm nếu phòng họp có nhiều cửa sổ, nội thất nên có thiết kế đơn giản, hài hòa, sẽ giúp mang đến cảm giác thoải mái hơn cho người tham gia hội họp.
•       Bàn họp có thể sử dụng nhiều loại bàn khác nhau, tuy nhiên bàn oval hoặc bàn bán nguyệt sẽ giúp camera lấy hình toàn bộ người tham dự tốt hơn.
•       Trường hợp bạn đã có phòng hợp sẵn hoặc muốn sử dụng nội thất theo yêu cầu của riêng bạn thì nên nhờ sự hỗ trợ tư vấn của đơn vụ cung cấp thiết bị hội nghị truyền hình chuyên nghiệp để được tư vấn cách bố trí thiết bị tối ưu nhất theo nhu cầu sử dụng.

Điều kiện ánh sáng lý tưởng nhất cho phòng họp trực tuyến

•       Về ánh sáng cho phòng họp trực tuyến thì ánh sáng cần được bố trí phù hợp tại những vị trí thích hợp để vừa tạo sự thoải mái trong quá trình sử dụng, vừa giúp kích thích tốt hơn tư duy sáng tạo của người tham dự.
•       Bên cạnh đó, để hình ảnh giữa các điểm cầu được hiển thị rõ ràng và đẹp hơn thì nên kết hợp sử dụng ánh sáng vàng và ánh sáng trắng hoặc ứng dụng các giải pháp chiếu sáng thông minh để việc bố trí ánh sáng tối ưu nhất.

Quy trình xây dựng phòng họp trực tuyến tại SAVITEL

Các bước xây dựng và triển khai lắp đặt phòng họp trực tuyến bao gồm:

•       Bước 1: Xác định nhu cầu kết nối triển khai phòng họp bao nhiêu điểm
•       Bước 2: Xác định chi phí hay ngân sách đầu tư
•       Bước 3: Khảo sát và tư vấn giải pháp thiết bị phù hợp
•       Bước 4: Tiến hành Demo thiết bị – trải nghiệm – đưa ra quyết định đầu tư
•       Bước 5: Tiến hành triển khai – lắp đặt thiết bị cho phòng họp trực tuyến

Liên hệ ngay SAVITEL – 0933 85 7676 – Email: info@savitel.com.vn để được tư vấn ngay và hỗ trợ DEMO giải pháp phòng họp trực tuyến.