Hiện nay, việc doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển nên nhu cầu hội họp trực tuyến trở nên cấp thiết. Tuy nhiên, cũng giống như bất kỳ công nghệ khác, rất nhiều tổ chức sẽ gặp một vài thử thách khi sử dụng trang thiết bị vì chưa nắm rõ cách thức sử dụng, vận hành một phòng họp trực tuyến chi tiết như thế nào cho đảm bảo chất lượng cuộc họp diễn ra hiệu quả. Qua bài viết dưới đây, SAVITEL sẽ hướng dẫn sử dụng phòng họp trực tuyến cho bạn một cách đơn giản, chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất chỉ trong vòng 5 phút.

Những yếu tố quyết định để cuộc họp trực tuyến đạt hiệu quả

Vị trí đặt camera ở khoảng cách thích hợp

Yếu tố quan trọng nhất khi chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra là lắp đặt và điều chỉnh camera ở vị trí có thể bắt khung hình bao quát toàn bộ phòng họp và tất cả thành viên tham gia.

Kiển tra chất lượng hình ảnh, ánh sáng, âm thanh

Vì ưu điểm của họp trực tuyến là tiết kiệm thời gian nên việc kiểm tra hình ảnh, âm thanh, trước khi buổi họp diễn ra để giảm tối thiểu vấn đề phát sinh ngoài mong muốn, giúp buổi họp diễn ra được suôn sẻ, trao đổi nội dung nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao.

Kiểm tra đường truyền mạng

Chất lượng đường truyền rất quan trọng vì là yếu tố tiên quyết để cuộc họp diễn ra liền mạch, không bị gián đoạn và nghẽn mạng, khiến thời gian cuộc họp kéo dài gây mất thời gian.

Phân công kỹ thuật viên điều khiển thiết bị

Trong buổi họp, để tránh tình trạng trục trặc vì không biết sử dụng thiết bị hay bỡ ngỡ không biết cách điều chỉnh, người dùng cần phân công nhân viên kỹ thuật có chuyên môn để giảm thiểu tình trạng không biết xử lý khi vấn đề kĩ thuật xảy ra.

Hướng dẫn sử dụng phòng họp trực tuyến

Hướng dẫn sử dụng phần mềm họp trực tuyến bằng phần mềm

Giải pháp phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm là trong quá trình họp sử dụng các phần mềm hỗ trợ như: Zoom, Cisco Webex, Google Meeting, Microsoft Teams,… kết hợp với các thiết bị như: camera, micro, loa, laptop/ PC,… Hệ thống họp trực tuyến bằng phần mềm được ưa chuộng nhờ tính tiện lợi và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian di chuyển và chí phí do ngân sách đầu tư không quá cao. Một số thiết bị cho hệ thống trực tuyến sử dụng phần mềm mà người dùng cần nắm rõ:

• Laptop/ PC
• Camera họp hội nghị
• Micro
• Loa (có thể sử dụng loa có sẵn trong laptop/PC hoặc sử dụng loa ngoài tùy quy mô)
• Phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến đã được cài đặt trên laptop/ PC.

Hướng dẫn sử dụng phòng họp trực tuyến bằng phần mềm:

Bước 1: Set up cơ bản phòng họp với bàn ghế, thiết bị trình chiếu, tài liệu,…

Bước 2: Cài đặt sẵn các phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến trên laptop/ PC

Bước 3: Kết nối Micro và Camera vào laptop/ PC thông qua USB.

Bước 4: Mở phần mềm họp trực tuyến đã cài đặt và tạo phòng họp.

Bước 5: Gửi link, cấp ID và password cho người cần tham gia phòng họp.

Bước 6: Tiến hành cuộc họp.

Lưu ý khi thiết lập phòng họp trực tuyến bằng phần mềm

Chọn phù hợp và sử dụng thành thạo phần mềm họp trực tuyến

Đối với người tổ chức cuộc họp (Host): người dùng cần chọn phần mềm họp trực tuyến phù hợp với doanh nghiệp, hiện nay có nhiều nền tảng đa dạng hỗ trợ họp trực tuyến như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams,…

Đối với người tham gia: Cần tham khảo trước cách hướng dẫn sử dụng phần mềm cũng như các tính năng, ưu điểm của nó để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng.

Chủ động kiểm tra chất lượng kết nối cuộc họp

Người dùng nên chủ động đăng nhập sớm hơn từ 5 – 10 phút để kiểm tra các tính năng, thiết bị. Hãy yêu cầu người tham gia kiểm tra trước các vấn đề về kỹ thuật, âm thanh, chất lượng video, chia sẻ màn hình,… để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

Kiểm soát thời gian thuyết trình, ưu tiên các nội dung quan trọng

Một trong những sai lầm mà nhiều người mắc phải khi điều hành cuộc họp là nói lan man, dài dòng hoặc nói quá nhanh, ngắn gọn. Điều này sẽ khiến người nghe chán nản và bỏ lỡ thông tin trọng tâm. Vì vậy, người thuyết trình nên chuẩn bị trước nội dung kỹ lưỡng và kiểm soát thời gian nói một cách hợp lý, ưu tiên những nội dung quan trọng.

Ghi chép lại nội dung quan trọng

Người dùng nên ghi chép lại các thông tin quan trọng cho cuộc họp, việc ghi chép lại sẽ giúp người dùng không bỏ lỡ những thông tin cần thiết và biết cách sắp xếp thứ tự công việc quan trọng để nhanh chóng hoàn thành.

Hướng dẫn sử dụng phòng họp trực tuyến sử dụng phần cứng

Phòng họp trực tuyến sử dụng phần cứng sử dụng các hệ thống đồng bộ từ các thương hiệu sản xuất thiết bị họp trực tuyến chuyên dụng như Maxhub, AVer, Polycom,… Hệ thống này được ưu ái nhờ độ bảo mật cao, đảm bảo an toàn riêng tư tuyệt đối cho dữ liệu cuộc họp, cũng như đem lại chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ nét, chân thực giúp cuộc họp trở nên chuyên nghiệp và tân tiến hơn. Tùy nào quy mô phòng họp mà có cách lên giải pháp thiết bị khác nhau, dưới đây là các thiết bị cho hệ thống trực tuyến sử dụng phần cứng cơ bản mà người dùng nên biết:

• Camera họp trực tuyến
• Micro
• MCU (Bộ giải mã tín hiệu)
• Loa
• Thiết bị hiển thị (Tivi, máy chiếu)

Các bước setup hệ thống họp trực tuyến bằng phần cứng như sau:

Bước 1: Set up cơ bản phòng họp với bàn ghế, thiết bị trình chiếu, tài liệu,…

Bước 2: Thiết lập sẵn các thiết bị hỗ trợ cho hệ thống họp trực tuyến (Camera, micro, hệ thống loa, tivi/máy chiếu,…)

Bước 3: Khởi động hệ thống loa ngoài (nếu người dùng có sử dụng kèm hệ thống loa ngoài)

Bước 4: Mọi người tiến hành tham gia cuộc họp thông qua hệ thống đã được lắp đặt

Đối với hệ thống họp trực tuyến sử dụng phần cứng sau khi được lắp đặt xong, nhân viên kĩ thuật có trách nhiệm hướng dẫn cho người dùng cách sử dụng và kết nối cuộc họp cơ bản. 

Đầu tư giải pháp hệ thống họp trực tuyến chính hãng ở đâu?

Trên đây là hướng dẫn chi tiết hướng dẫn sử dụng phòng họp trực tuyến nhằm đảm bảo tối đa chất lượng cuộc họp. Với gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp, tư vấn, thi công, lắp đặt hệ thống giải pháp phòng họp trực tuyến chính hãng, SAVITEL là lựa chọn số một khi đem lại sự tin tưởng cho các đối tác tổ chức, doanh nghiệp thông qua nhiều dự án lớn, nhỏ mà công ty đã đồng hành. Hiện SAVITEL là nhà phân phối chính cho các hãng thiết bị nổi tiếng toàn thế giới như: Maxhub, AVer, Cisco,…

Liên hệ ngay số hotline của SAVITEL – 0903 998 247 để được hỗ trợ tư vấn và hướng dẫn chi tiết về giải pháp phòng họp trực tuyến.