Ngày nay, không ít các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân lựa chọn ứng dụng công nghệ họp trực tuyến vào trong công việc hằng ngày của mình vì tính đa năng của nó. Vậy hệ thống họp trực tuyến là gì? Các giải pháp họp trực tuyến khác nhau cũng như chi phí lắp đặt hệ thống phòng họp trực tuyến là bao nhiêu thì bạn đừng nên bỏ qua bài viết này nhé! 

Hệ thống họp trực tuyến là gì?

Hệ thống họp trực tuyến là hình thức họp thông qua phần cứng thiết bị hội nghị truyền hình như webcam, màn hình hiển thị, loa phát ngoài,…hoặc thông qua phần mềm như Skype, Zoom,…nhằm rút ngắn khoảng cách địa lý, kết nối được nhiều người với nhau cả trong lẫn ngoài nước và tiết kiệm nhiều chi phí phát sinh trong buổi họp trực tiếp.

Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống họp trực tuyến

Ưu điểm:
Vì tính tiện lợi và nhanh chóng của nó nên nhiều người quyết định chọn họp trực tuyến vì có những ưu điểm sau đây:

• Rút ngắn khoảng cách giữa mọi người với nhau thông qua màn hình
• Kết nối nhiều chi nhánh, văn phòng khác nhau trong cùng một thời điểm
• Dễ dàng chia sẻ tài liệu đến nhiều nơi mà không cần tốn chi phí in ấn tài liệu giúp bảo vệ môi trường 
• Tiết kiệm chi phí, thời gian di chuyển xe cộ
• Có chức năng đặt lịch hẹn cuộc họp trước khi diễn ra để nhắc nhở bản thân 
• Tương tác và phản hồi nhanh chóng, nâng cao hiệu suất làm việc
• Tiết kiệm chi phí vé máy bay và đảm bảo sức khỏe nhân viên khi đi công tác
• Chức năng quay màn hình, ghi âm lại cuộc họp để lưu trữ thông tin
• Độ bảo mật cuộc họp cao, tránh rủi ro
• Ứng dụng được trong nhiều lĩnh vực: kinh doanh, y tế, chính trị, giáo dục,…

Nhược điểm:
Bên cạnh đó những nhược điểm của họp trực tuyến cần phải đề cập đến như là:

• Phụ thuộc vào đường truyền mạng Internet có ổn định hay không
• Nếu là tổ chức phòng họp có quy mô vừa và lớn, kết nối với nhiều chi nhánh khác nhau thì cần đầu tư thiết bị phần cứng chuyên nghiệp.

Các thiết bị nên có trong buổi họp

Các thiết bị cơ bản cần có trong phòng họp trực tuyến là:
– Codec: Xử lý mã hóa, nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh
– Màn hình hiển thị như PC/Laptop/Smartphone
– Hệ thống loa ngoài: Phát âm thanh trong cuộc họp
– Microphone: Thu tín hiệu giọng nói
– Camera: Thu hình ảnh

So sánh sự khác biệt giữa hệ thống họp trực tuyến phần cứng và hệ thống họp trực tuyến phần mềm

Các loại giải pháp của hệ thống họp trực tuyến?

Bên cạnh các giải pháp họp trực tuyến được chia theo hãng như: AVer, Polycom, Ciso,,…thì hệ thống họp trực tuyến được chia ra làm nhiều giải pháp như sau:

Giải pháp hệ thống họp trực tuyến theo phần cứng:

Khách hàng cần đầu tư chi phí cho các thiết bị phần cứng như: Camera, loa hội nghị đa hướng, thiết bị trình chiếu không dây,…từ các hãng lớn như: Cisco, AVer, Polycom,…(VD: Thiết bị camera AVer CAM130, AVer VB342 Pro, AVer CAM340+,…)

Giải pháp hệ thống họp trực tuyến theo phần mềm:

Để sử dụng giải pháp này, khách hàng chỉ cần trang bị một PC, laptop, smartphone,…để tải phần mềm họp trực tuyến về như: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams hay bất cứ phần mềm nào khác mà bạn thích, bắt đầu đăng ký tài khoản cá nhân và mở cuộc họp hoặc tham gia cuộc họp mà người khác mời bạn vào. 

Giải pháp hệ thống họp trực tuyến âm thanh:

Giải pháp này sử dụng thiết bị như một chiếc điện thoại với nhiều công năng vượt trội như: Thu âm được ở khoảng cách xa, màn hình cảm ứng mượt mà, cho phép người dùng kết nối với thiết bị cá nhân thông qua mạng Internet, Bluetooth hoặc USB. Nhược điểm của thiết bị là những người tham gia sẽ không thể nhìn thấy mặt nhau.

Giải pháp họp trực tuyến Điểm – điểm (Point – to point):

Là giải pháp họp trực tuyến được tổ chức giữa 2 chi nhánh, địa điểm khác nhau trong cùng một cuộc họp.

Giải pháp họp trực tuyến đa điểm:

Giải pháp đáp ứng cho nhu cầu phòng họp quy mô từ vừa đến lớn và có thể kết nối nhiều hơn 2 địa điểm, chi nhánh văn phòng khác nhau trở lên cùng một lúc.

So sánh giữa hệ thống họp trực tuyến đơn điểm và đa điểm

Lĩnh vực áp dụng trong hệ thống họp trực tuyến

Vì tính phổ biến, ứng dụng cao và nhanh chóng mà không cần chờ đợi quá lâu để tổ chức cuộc họp nên hệ thống họp trực tuyến được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như:
– Lĩnh vực y tế: Trò chuyện, trao đổi và kết nối với bệnh nhân để hỏi thăm tình hình bệnh, đồng nghiệp
– Lĩnh vực kinh doanh: Giúp bàn chuyện giữa 2 đối tác, khách hàng,…
– Lĩnh vực giáo dục: Dạy học trực tuyến, nộp bài tập online,…
– Lĩnh vực chính trị
– Lĩnh vực bất động sản, ..vv…

Chi phí để xây dựng hệ thống họp trực tuyến là bao nhiêu?

Để xây dựng một hệ thống họp trực tuyến hiệu quả và chuyên nghiệp, trước hết chúng ta cần làm rõ nhu cầu của bản thân mình cần gì ở buổi họp như:
– Phòng họp có diện tích khoảng bao nhiêu?
– Có bao nhiêu người, chi nhánh văn phòng sẽ tham gia?
– Có yêu cầu gì thêm về thiết bị họp trực tuyến?
– Ngân sách dự kiến, phù hợp để đầu tư cho thiết bị?
– Quy mô phòng họp là nhỏ, vừa hay lớn?…vv…

Dựa trên những gì bạn đã liệt kê ra thì kế tiếp bạn có thể tham khảo những thương hiệu chuyên cung cấp hệ thống thiết bị hội nghị lớn và uy tín như: Maxhub, AVer, Cisco, Polycom,…

SAVITEL tự hào là nhà tư vấn, phân phối thiết bị giải pháp AV Tích hợp (Audio Visual) và hệ thống điện nhẹ ELV với kinh nghiệm hơn gần hơn 7 năm kinh nghiệm trên thị trường. Chúng tôi đã đồng hành cùng các doanh nghiệp và tổ chức ở Việt Nam trong các dự án lớn, nhỏ khác nhau và luôn dành được sự tín nhiệm của khách hàng. 

Đến với chúng tôi, bạn sẽ được trải nghiệm dịch vụ xây dựng hệ thống họp trực tuyến từ A đến Z với giá cả phải chăng đi kèm với chất lượng tuyệt vời phù hợp với từng nhu cầu của khách hàng.

Để biết thêm thông tin chi tiết về thiết bị họp trực tuyến hay dịch vụ bên chúng tôi, xin quý khách hãy gọi cho SAVITEL theo số Hotline – 0903 998 247 để được tư vấn và DEMO thiết bị miễn phí bạn nhé!

Xem thêm: Lắp Đặt Hệ Thống Họp Trực Tuyến Chỉ Với 4 Bước Mới Nhất 2023