Hiện nay, khối lượng công việc của các tổ chức, doanh nghiệp rất nặng và dày đặc, và để mang lại lợi nhuận cao thì buộc phải đi đôi với tăng năng suất lao động. Vì vậy hiện nay các doanh nghiệp đang hướng đến giải pháp cho thuê phòng họp trực tuyến, phương án giúp cắt giảm chi phí, thời gian hay loại bỏ rào cản địa lý và khoảng cách không gian, mang lại hiệu quả đảm bảo và nâng cao năng suất công việc. Dưới đây SAVITEL điểm qua sơ lược những lý do nên chọn phương thức cho thuê phòng họp trực tuyến.

Tổng quan mô hình cho thuê phòng họp trực tuyến

Phòng họp trực tuyến là gì?

Phòng họp trực tuyến đơn giản là phòng làm việc hằng ngày của tổ chức, doanh nghiệp nhưng có cách thức vận hành hiện đại hơn khi sử dụng phần mềm, trang web hoặc điện thoại, laptop để kết nối với cuộc họp thông qua mạng internet, mạng viễn thông. Họp trực tuyến giúp người dùng không cần phải đến tận địa điểm cụ thể để tham gia một cuộc họp trực tiếp thông thường. Điều này giúp cắt giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và tăng độ an toàn bảo mật. Một phòng họp trực tuyến có thể hỗ trợ phục vụ cho một cá nhân hoặc nhiều người. Thông thường, phòng họp trực tuyến thường lựa chọn nhiều bởi tập thể lớn, có quy mô lớn.

Lợi ích khi thuê phòng họp trực tuyến

Sơ lược lợi ích khi thuê phòng họp trực tuyến phục vụ cho doanh nghiệp, tổ chức:

Tiết kiệm thời gian, chi phí: trong thời buổi hiện nay thời gian là tiền bạc vì thế sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp trực tuyến sẽ giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí đi lại, công sức, tiền bạc thay vì bỏ ra một khoảng tương đương nếu muốn setup một phòng họp trực tuyến đầy đủ hiện đại. 

Địa điểm linh hoạt ở bất cứ đâu: Các thành viên còn lại có thể thực hiện cuộc họp trực tuyến ở mọi nơi, mọi lúc.

Loại bỏ giới hạn khoảng cách địa lý: phòng học trực tuyến giúp người tham dự kết nối với nhau dễ dàng và làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không phải đắn đo vì rào cản địa lý.

Nhanh chóng trong mọi tình huống: khi cần mở các buổi họp khẩn, họp gấp, thương thảo,… Người dùng có thể tận dụng tối đa phòng họp trực tuyến và nắm bắt cơ hội hợp tác kinh doanh một cách dễ dàng, đơn giản và tiết kiệm thời gian.

Lưu trữ nội dung họp: Toàn bộ nội dung cuộc họp đều được lưu trữ lại trên điện tử đám mây hoặc bản mềm, giúp người dùng không cần phải ghi chép cồng kềnh và tiêu tốn thời gian mà vẫn có thể dễ dàng xem lại nội dung cuộc họp.

Độ an toàn bảo mật: Tất cả dữ liệu thông tin về cuộc họp đều được người dùng kiểm soát chặt chẽ, chỉ người được cho phép mới có quyền truy cập vào dữ liệu.

Phong cách làm việc văn minh, chuyên nghiệp: phòng họp trực tuyến góp phần tạo nên ấn tượng tốt cho đối tác trong công việc nhờ phong cách làm việc chuyên nghiệp đẳng cấp cùng độ đầu tư kỹ lưỡng, chỉn chu và nghiêm túc.

Phòng họp trực tuyến cho thuê cung cấp thiết bị gì?

Dưới đây là danh sách các thiết bị mà phòng họp trực truyến cho thuê nào cũng cần trang bị:

Camera hội nghị: Là một trong những thiết bị chủ chốt của một phòng họp trực tuyến. Camera giúp ghi lại và trính chiếu nội dung, hình ảnh trên các thiết bị hiển thị như máy chiếu, máy tính,… trong phòng họp.

Microphone: Đi kèm với hình ảnh là giải pháp âm thanh. Âm thanh phòng họp cần phải có khả năng phát âm thanh rõ ràng và ổn định.

Màn hình hiển thị: Thường dùng màn hình tivi, máy chiếu, laptop, hoặc đơn giản là điện thoại thông minh. Hình ảnh mang lại chất lượng hiển thị rõ ràng, sắc nét, có giá thành hợp lý, kích thước phù hợp với các quy mô phòng họp  từ nhỏ đến lớn.

Hệ thống loa bổ sung: Trong không gian phòng họp lớn, âm thanh phát ra từ thiết bị như microphone, laptop, tivi sẽ không đủ vừa sức, lúc này doanh nghiệp có thể sử dụng thêm loa bổ sung để cho ra chất lượng âm thanh đạt hiệu quả tốt nhất.

Hệ thống mạng internet, wifi, 4G: Là điều kiện tiên quyết để duy trì hiệu quả kết nối và quyết định một cuộc họp có diễn ra suôn sẻ hay không, hệ thống mạng internet cần có chất lượng cao hoặc ít nhất là ổn định để tránh kết nối bị gián đoạn, nhiễu, mất kết nối gây ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.

Phần mềm: Khi đã có đầy đủ về mặt thiết bị, phòng họp trực tuyến phải có trang bị thêm một số phần mềm họp trực tuyến phổ biến hiện nay để tiến hành cuộc họp. Các phòng họp trực tuyến cho thuê hiện nay thường sử dụng một số ứng dụng như Zoom, Google Meet, Skype,… Ngoài ra người thuê phòng họp có thể yêu cầu cài đặt thêm một số phần mềm hỗ trợ khác tùy vào nhu cầu và quy mô tham gia.

Đối tác ứng dụng phương án cho thuê phòng họp trực tuyến

Tùy theo yêu cầu và chi phí cho các doanh nghiệp, Savitel cung cấp các phòng họp cho thuê phù hợp với những đối tượng sau:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty vừa startup chưa có nhiều kinh phí có nhu cầu về phòng họp trực tuyến giá rẻ.
• Các công ty nước ngoài hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường nội địa, hoặc các công ty con đại diện ở nước ngoài cần họp trực tuyến với công ty mẹ.
• Những nhóm dự án hoặc cá nhân doanh nghiệp thường xuyên phải đi công tác.

Những lý do nên thuê phòng họp trực tuyến của SAVITEL

Với hơn 11 năm hoạt động trong lĩnh vực thiết bị hội nghị truyền hình, SAVITEL là công ty chuyên về cung cấp dịch vụ tư vấn, lắp đặt, triển khai thiết bị hội nghị truyền hình chuyên nghiệp nên luôn đảm bảo mang lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất và đúng nhu cầu với chi phí tiết kiệm tối đa.

Hệ thống phòng họp trực tuyến được trang bị đầy đủ các thiết bị hội nghị chính hãng đến từ khách hàng lớn như AVer, Polycom,…

Hệ thống phòng họp hiện đại, sang trọng và tiện nghi tùy theo nhu cầu của khách hàng.

Đội ngũ nhân viên tư vấn tận tình và kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7

Liên hệ ngay đến số hotline từ tổng đài SAVITEL 0903 998 247 để lên được nhanh chóng hỗ trợ lên lịch tư vấn và demo miễn phí!