Giải Pháp Chuyển Đổi Số Hành Chính Công

Giải Pháp Chuyển Đổi Số Hành Chính Công: Xếp Hàng, Tra Cứu, Đánh Giá Hài Lòng & Nộp Hồ Sơ

Chuyển đổi số hành chính công đang chuyển dịch từ việc số hóa dữ liệu sang xây dựng một quy trình phục vụ người dân thuận tiện, minh bạch và hiệu quả hơn. Giải pháp tích hợp xếp hàng tự động, tra cứu thông tin, đánh giá mức độ hài lòng và nộp/đăng ký hồ sơ giúp cơ quan hành chính từng bước số hóa toàn bộ quy trình giao dịch, đồng thời tạo nền tảng để quản lý và khai thác dữ liệu phục vụ cải tiến chất lượng dịch vụ.

Chuyển đổi số hành chính công: Từ xử lý hồ sơ đến nâng cao trải nghiệm người nộp hồ sơ

Tại các Trung tâm Phục vụ hành chính công, Bộ phận Một cửa, UBND và các điểm tiếp nhận thủ tục hành chính, số lượng người nộp hồ sơ giao dịch có thể tăng cao trong những khung giờ nhất định. Nếu việc lấy số, tra cứu thủ tục, chờ phục vụ, nộp hồ sơ và phản hồi vẫn được thực hiện bằng nhiều phương thức rời rạc, quá trình phục vụ dễ phát sinh tình trạng chờ đợi, quá tải và khó kiểm soát dữ liệu.

Một giải pháp chuyển đổi số hành chính công cần được xây dựng theo một quy trình thống nhất:

Thay vì chỉ đầu tư từng thiết bị riêng lẻ, mô hình tích hợp giúp kết nối các điểm tiếp xúc với người dân thành một quy trình thống nhất, trong đó dữ liệu được thu thập, quản lý và khai thác tập trung.

Giải pháp chuyển đổi số hành chính công gồm những gì?

Tùy theo quy mô và nhu cầu vận hành, hệ thống có thể triển khai từng module độc lập hoặc tích hợp thành một giải pháp tổng thể cho toàn bộ điểm phục vụ.

Hệ thống xếp hàng tự động – Hỗ trợ người nộp hồ sơ

Hệ thống xếp hàng tự động hành chính công giúp tổ chức và phân luồng người nộp hồ sơ theo từng lĩnh vực, dịch vụ hoặc quầy giao dịch. Người dân có thể chủ động lấy số thay vì phải xếp hàng trực tiếp tại từng quầy.

Quy trình lấy số

1. Lựa chọn lĩnh vực hoặc dịch vụ cần thực hiện.
2. Thực hiện xác thực thông tin nếu quy trình yêu cầu.
3. Nhận số thứ tự.
4. Theo dõi trạng thái phục vụ trên màn hình.
5. Nhận thông báo khi đến lượt.
6. Di chuyển đến đúng quầy giao dịch.

Lấy số trực tuyến – chủ động thời gian giao dịch

Bên cạnh kiosk lấy số tại điểm giao dịch, hệ thống có thể được mở rộng với chức năng lấy số trực tuyến, cho phép người dân đăng ký lượt phục vụ từ thiết bị cá nhân trước khi đến cơ quan.

Mô hình này giúp giảm thời gian chờ trực tiếp, đồng thời hỗ trợ cơ quan chủ động hơn trong việc phân bổ lượng người đến giao dịch.

Kiosk tra cứu thông tin hành chính – Người nộp hồ sơ chủ động tìm hiểu thủ tục

Một trong những bước quan trọng của chuyển đổi số là đưa thông tin đến người dân một cách trực quan, dễ tiếp cận và dễ sử dụng.

Kiosk tra cứu thông tin hành chính công có thể được bố trí tại khu vực sảnh hoặc khu vực tiếp nhận để người dân chủ động tìm hiểu thông tin trước khi thực hiện thủ tục.

Nội dung có thể tra cứu

• Thông tin thủ tục hành chính.
• Thành phần hồ sơ.
• Quy trình thực hiện.
• Thời gian xử lý.
• Các lĩnh vực và dịch vụ đang cung cấp.
• Thông tin liên hệ và hướng dẫn hỗ trợ.
• Nội dung tuyên truyền, hướng dẫn của cơ quan.

Với giao diện cảm ứng trực quan, người dân có thể tự tìm kiếm thông tin mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào cán bộ hướng dẫn ở từng bước. Điều này góp phần giảm các câu hỏi lặp lại và nâng cao tính chủ động trong quá trình thực hiện thủ tục.

Kiosk nộp và đăng ký hồ sơ – Số hóa quy trình tiếp nhận 

Khi người dân đã có thể tra cứu thông tin, lấy số và xác thực, bước tiếp theo là đưa thêm các thao tác đăng ký và số hóa hồ sơ vào quy trình phục vụ.

Kiosk nộp hồ sơ hành chính có thể được thiết kế để hỗ trợ người dân thực hiện từng bước theo quy trình của từng loại thủ tục.

Các chức năng có thể tích hợp

• Tra cứu và lựa chọn thủ tục.
• Nhập thông tin người thực hiện.
• Xác thực thông tin theo phương thức được cấu hình.
• Quét QR hoặc mã hồ sơ.
• Đọc thông tin từ giấy tờ tùy thân bằng thiết bị phù hợp.
• Quét và số hóa tài liệu.
• Nhập thông tin trực tiếp trên màn hình cảm ứng.
• In biểu mẫu hoặc phiếu xác nhận khi cần.
• Chuyển dữ liệu đến hệ thống nghiệp vụ được tích hợp.
• Hỗ trợ tra cứu trạng thái hồ sơ theo phạm vi kết nối.

Việc nộp và đăng ký hồ sơ trên kiosk cần được thiết kế phù hợp với quy trình nghiệp vụ, nền tảng dịch vụ công và hệ thống dữ liệu hiện hữu của từng cơ quan.

Hệ thống đánh giá hài lòng – Đo lường chất lượng phục vụ bằng dữ liệu

Đánh giá mức độ hài lòng của người dân là một trong những nguồn dữ liệu quan trọng để cơ quan theo dõi chất lượng phục vụ và xác định những điểm cần cải thiện trong quy trình.

Thay vì sử dụng phiếu khảo sát thủ công, hệ thống đánh giá điện tử có thể được bố trí trực tiếp tại quầy hoặc khu vực sau giao dịch để người dân phản hồi ngay sau khi hoàn tất thủ tục.

Quy trình đánh giá

1. Hoàn tất giao dịch.
2. Người dân thực hiện đánh giá trên thiết bị.
3. Lựa chọn mức độ hài lòng.
4. Có thể nhập thêm ý kiến phản hồi.
5. Dữ liệu được lưu trữ và tổng hợp.
6. Lãnh đạo, quản lý theo dõi báo cáo.

Mô hình giải pháp tổng thể cho Trung tâm Phục vụ hành chính công

Mô hình tổng thể giúp kết nối các điểm tiếp xúc với người dân thành một quy trình thống nhất, từ tra cứu thông tin đến giao dịch và phản hồi. Đồng thời, dữ liệu vận hành có thể được tổng hợp để phục vụ công tác quản lý và cải tiến.

Các thành phần trong giải pháp hành chính công

Cấu hình thiết bị thực tế được lựa chọn dựa trên quy mô điểm phục vụ, số lượng quầy, lưu lượng người dân, quy trình nghiệp vụ và hạ tầng CNTT hiện hữu.

Lợi ích của giải pháp chuyển đổi số hành chính công

Vì sao nên triển khai giải pháp tích hợp thay vì các thiết bị rời rạc?

Một kiosk lấy số có thể giải quyết bài toán xếp hàng. Một màn hình có thể hiển thị số thứ tự. Một thiết bị có thể thực hiện khảo sát. Tuy nhiên, nếu các thành phần hoạt động độc lập, dữ liệu vẫn có nguy cơ bị phân tán và khó khai thác tổng thể.

Giải pháp hành chính công tích hợp hướng đến việc kết nối toàn bộ hành trình phục vụ:

• Người nộp hồ sơ → Kiosk.
• Kiosk → Hệ thống quản lý.
• Hệ thống → Quầy giao dịch.
• Quầy → Màn hình hiển thị.
• Quầy → Hệ thống đánh giá.
• Hệ thống → Báo cáo quản trị.
• Hệ thống → Nền tảng nghiệp vụ khi có yêu cầu tích hợp.

Cách tiếp cận này giúp cơ quan chuyển từ việc đầu tư từng thiết bị sang xây dựng một hệ thống phục vụ người dân có quy trình, dữ liệu và khả năng mở rộng.

Tích hợp các công nghệ số trong hành chính công

Tùy theo yêu cầu của từng dự án, giải pháp có thể mở rộng với nhiều công nghệ hỗ trợ xác thực, tương tác và số hóa.

• QR/Barcode: hỗ trợ nhận diện và xác thực thông tin.
• CCCD: hỗ trợ thu thập thông tin thông qua thiết bị đọc phù hợp.
• Định danh điện tử: có thể tích hợp theo phương án kỹ thuật được phê duyệt.
• AI: hỗ trợ chatbot, tra cứu và hướng dẫn người dân theo phạm vi triển khai.
• Camera: có thể tích hợp các chức năng giám sát hoặc nhận diện theo nhu cầu.
• Lấy số trực tuyến: hỗ trợ người dân đăng ký lượt phục vụ trước khi đến.
• Quản lý thiết bị từ xa: theo dõi trạng thái hoạt động và hỗ trợ vận hành.

Các công nghệ được lựa chọn cần dựa trên nhu cầu thực tế, yêu cầu bảo mật, quy định về dữ liệu và khả năng tích hợp với hệ thống CNTT hiện hữu.

Giải pháp phù hợp cho những mô hình nào?

Quy trình triển khai giải pháp hành chính công

1. Khảo sát hiện trạng

   Đánh giá mặt bằng, số lượng quầy, lưu lượng giao dịch, quy trình nghiệp vụ và hạ tầng CNTT.

2. Phân tích nhu cầu

   Xác định nhu cầu về xếp hàng, tra cứu, đánh giá, nộp hồ sơ và các hệ thống cần tích hợp.

3. Thiết kế giải pháp

   Xây dựng sơ đồ hệ thống, vị trí thiết bị, luồng dữ liệu và phương án vận hành.

4. Tích hợp phần mềm và thiết bị

   Kết nối hệ thống quản lý với kiosk, màn hình, thiết bị đánh giá, máy scan và các nền tảng nghiệp vụ theo phạm vi dự án.

5. Lắp đặt và cấu hình

   Triển khai thiết bị, cấu hình phần mềm và kiểm thử toàn bộ quy trình.

6. Đào tạo và bàn giao

   Hướng dẫn cán bộ vận hành, quản trị hệ thống và khai thác báo cáo.

7. Bảo trì và hỗ trợ

   Theo dõi hoạt động, xử lý sự cố và nâng cấp hệ thống theo nhu cầu phát triển.

Tiêu chí lựa chọn giải pháp hành chính công

Khi đầu tư hệ thống xếp hàng tự động và giải pháp chuyển đổi số hành chính công, cơ quan không nên chỉ xem xét giá thiết bị mà cần đánh giá toàn bộ kiến trúc và khả năng vận hành lâu dài.

• Khả năng tùy chỉnh quy trình nghiệp vụ.
• Khả năng tích hợp với hệ thống CNTT hiện hữu.
• Khả năng mở rộng số lượng kiosk và quầy.
• Khả năng quản trị tập trung.
• Khả năng thống kê và báo cáo.
• Khả năng xác thực người dùng.
• Khả năng số hóa tài liệu.
• Khả năng hỗ trợ lấy số trực tuyến.
• Khả năng giám sát thiết bị.
• Bảo mật, phân quyền và quản lý dữ liệu.
• Năng lực tư vấn, tích hợp, triển khai và bảo hành.

SAVITEL – Tư vấn và triển khai giải pháp chuyển đổi số hành chính công

Mỗi cơ quan có quy mô, số lượng quầy, lưu lượng người dân, quy trình nghiệp vụ và hạ tầng CNTT khác nhau. Vì vậy, giải pháp cần được thiết kế dựa trên quy trình vận hành và nhu cầu thực tế, thay vì áp dụng một cấu hình cố định.

Với năng lực tư vấn và tích hợp hệ thống AV – ICT, SAVITEL cung cấp giải pháp tổng thể cho không gian hành chính công, từ hệ thống hiển thị, kiosk, thiết bị tương tác, âm thanh thông báo, đến các giải pháp kết nối và quản trị.

Câu hỏi thường gặp về giải pháp chuyển đổi số hành chính công 

Giải pháp chuyển đổi số hành chính công gồm những gì?

Giải pháp có thể bao gồm hệ thống xếp hàng tự động, kiosk tra cứu, màn hình hiển thị, thiết bị gọi số, kiosk nộp hồ sơ, hệ thống đánh giá hài lòng, phần mềm quản lý và các nền tảng tích hợp theo nhu cầu.

Hệ thống xếp hàng tự động có thể lấy số online không?

Có thể triển khai chức năng lấy số trực tuyến nếu hệ thống được tích hợp module phù hợp. Người nộp hồ sơ có thể đăng ký lượt phục vụ trước khi đến theo quy trình được thiết lập.

Kiosk có thể tra cứu thủ tục hành chính không?

Có. Kiosk tra cứu có thể cung cấp thông tin về thủ tục, thành phần hồ sơ, quy trình, thời gian xử lý và các nội dung hướng dẫn được cơ quan cấu hình.

Có thể tích hợp CCCD và QR vào hệ thống không?

Có thể tích hợp thiết bị đọc giấy tờ, QR hoặc Barcode để hỗ trợ xác thực và thu thập thông tin tùy theo quy trình và yêu cầu kỹ thuật.

Kiosk có thể hỗ trợ nộp hồ sơ không?

Có thể thiết kế kiosk hỗ trợ nhập thông tin, quét và số hóa tài liệu, đăng ký hoặc nộp hồ sơ theo quy trình nghiệp vụ và nền tảng được tích hợp.

Người dân có thể đánh giá mức độ hài lòng sau khi giao dịch không?

Có. Thiết bị đánh giá có thể được bố trí tại quầy hoặc khu vực sau giao dịch để ghi nhận phản hồi của người dân và tổng hợp dữ liệu phục vụ quản lý.

Hệ thống có thể tích hợp với phần mềm hiện có không?

Có thể xem xét tích hợp dựa trên API, cơ sở dữ liệu, kiến trúc hệ thống và khả năng kết nối của nền tảng hiện hữu. Phương án cụ thể cần được xác định sau khi khảo sát kỹ thuật.

Chi phí triển khai giải pháp hành chính công là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào số lượng quầy, kiosk, màn hình, thiết bị xác thực, thiết bị số hóa hồ sơ, hệ thống đánh giá, phạm vi tích hợp phần mềm và yêu cầu triển khai thực tế. SAVITEL có thể khảo sát để đề xuất cấu hình phù hợp.