Họp trực tuyến hiện đang là nhu cầu cấp thiết đối với hầu hết mọi doanh nghiệp bởi sự hiệu quả và tiện lợi mà nó mang lại cho các doanh nghiệp. Hãy cùng SAVITEL tìm hiểu rõ hơn về khái niệm này.

Họp trực tuyến là gì?

Hội nghị truyền hình (Video Conference)

Họp trực tuyến hay còn gọi là hội nghị truyền hình (Video Conference) là hệ thống thông tin đa phương tiện theo thời gian thực (Real time). Hệ thống này cung cấp khả năng giao tiếp, truyền tải hình ảnh, âm thanh một cách trực tuyến từ nhiều điểm khác nhau cùng lúc, giúp trao đổi thông tin, tăng cường khả năng giao tiếp, cùng sự tương tác giữa các cá nhân hoặc nhóm thành viên trong cuộc họp hay trong hội nghị với nhau. Hội nghị truyền hình được triển khai và sử dụng dựa trên các công nghệ mạng truyền thông tiên tiến như mạng IP (Internet Protocol), mạng ISDN hay ATM.

Thông qua phương thức trình chiếu, hội nghị truyền hình còn cho phép hiển thị các bảng biểu, các tài liệu… bằng cách kết nối hệ thống này với những thiết bị đầu vào như máy tính để bàn (PC), laptop, smartphone hoặc các thiết bị khác như bảng trắng kỹ thuật số… cùng các đầu ra như màn hình, loa…

Sơ lược về họp trực tuyến (phần cứng, phần mềm)

Các giải pháp hội nghị truyền hình hiện nay phổ biến được phân loại thành 2 hệ thống: hệ thống hội nghị họp trực tuyến phần cứng và hệ thống hội nghị truyền hình phần mềm. Tùy vào nhu cầu cũng như ngân sách đầu tư mà doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho mình.

Những ai nên đầu tư giải pháp họp trực tuyến

Họp trực tuyến là giải pháp cực kỳ quan trọng đáng đầu tư bởi bất cứ ai, bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào bao gồm:

• Các doanh nghiệp, tổ chức thương mại
• Hội họp giao ban của các cơ quan chính phủ
• Giáo dục, đào tạo từ xa
• Y tế, hội chuẩn, chăm sóc sức khỏe từ xa
• Xây dựng
• Tài chính ngân hàng
• Sản xuất

Việc ứng dụng giải pháp họp trực tuyến giúp các ngành nâng cao được chất lượng công việc nhờ việc giảm thiểu được thời gian và chi phí. Giúp xóa bỏ mọi khoảng cách về mặt địa lý để các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức gặt hái được những thành tựu cao hơn.

Họp trực tuyến bằng phần mềm

Hệ thống họp trực tuyến bằng phần mềm có cấu trúc hoạt động tương đối giống với hệ thống hội nghị truyền hình phần cứng, song cơ chế kết nối và thiết lập cuộc gọi lại hoàn toàn khác nhau. Cơ chế của hệ thống họp trực tuyến phần mềm hoạt động bằng cách log in vào server bằng user name/ password khá giống với giải pháp họp trực tuyến Skype, nên có thể xem hội nghị truyền hình phần mềm như giải pháp video call nâng cấp từ hình thức skype miễn phí nhưng được bổ sung thêm các tính năng giống hội nghị truyền hình như: trình chiếu, tạo layout,…

Các giải pháp họp trực tuyến bằng phần mềm bao gồm:

Skype (miễn phí), Skype for business (có phí), TrueConf, Zoom… kết nối với các thiết bị chuyên dụng gồm camera và speaker phone để nâng tầm cuộc họp lên chất lượng tốt hơn, giải pháp này phù hợp với các phòng họp có diện tích nhỏ khoảng 4 người đến trung bình 20 người tham dự tại một địa điểm.

Ưu nhược điểm:

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí khi các giải pháp hội nghị truyền hình có chi phí chỉ bằng ½ chi phí khi đầu tư giải pháp phần cứng.
• Sử dụng khá đơn giản và tính di động cao hơn.

Nhược điểm:

• Chất lượng cuộc họp từ trung bình đến dưới trung bình,
• Hình ảnh và âm thanh có thể không rõ, dễ bị trễ hoặc giật, lắc
• Hạn chế hơn và cũng ít tính năng hỗ trợ người dùng hơn so với thiết bị phần cứng

Họp trực tuyến bằng thiết bị chuyên dụng (Thiết bị phần cứng)

Các hệ thống hội nghị trực tuyến phần cứng chuyên dụng là cách gọi thông thường dành cho thiết bị dùng các chuẩn quốc tế đã được phê chuẩn và thông qua để thiết lập cuộc gọi trực tuyến. Các chuẩn cơ bản này gồm có:

• Chuẩn âm thanh: G.711A, G.711U, G.722, G.722.1 (Siren 7), Ilbc, Speek Wide…
• Chuẩn mã hóa (chuẩn nén): H264 (có một số phiên bản), hiện tại chuẩn H265 đã được thông qua nhưng chưa có đơn vị nào đưa vào chính thức sử dụng.
• Chuẩn trình chiếu nội dung: H239 dùng trình chiếu nội dung lên màn hình trong các trường hợp cần thuyết trình, đào tạo…
• Chuẩn giao tiếp: H323 chuẩn để các thiết bị hội nghị kết nối với nhau, đó là điều dễ hiểu tại sao hội nghị phần cứng chuyên dụng dễ kết nối với nhau (hệ thống hội nghị trực tuyến phần mềm rất khó kết nối với nhau).

Các giải pháp thiết bị họp trực tuyến phần cứng:

Một bộ thiết bị phần cứng chuyên dụng thường bao gồm: codec, camera, micro kết hợp speaker phone. Các hãng thiết bị phần cứng chất lượng đáng tham khảo bao gồm: Polycom, AVer, Cisco.

Ưu nhược điểm:

Ưu điểm:

• Chất lượng tốt, hình ảnh đẹp, âm thanh truyền tải rõ ràng,
• Kết nối theo thời gian thực, độ trễ được hạn chế tối đa, không bị giật, lắc hình ảnh.
• Tích hợp tính năng tiên tiến: ghi lại nội dung cuộc họp, share content, hỗ trợ nhiều phương thức lưu trữ nội dung, tích hợp camera thứ 2, streaming cuộc họp…
• Đáp ứng tốt nhu cầu hội họp với không gian lớn như hội trường với hàng trăm người tham dự…
• Sử dụng dễ dàng,
• Gia tăng giá trị thương hiệu công ty, tăng gắn kết với khách hàng đối tác.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư tương đối cao

Case Study – KH đã triển khai

Phòng họp trực tuyến công ty Boho Decor