Zoom Webinar là gì? Sự bùng nổ Zoom trong kỷ nguyên số

Zoom Webinar được biết tới là một trong những tính năng mở rộng của phần mềm Zoom Gói ứng dụng này được thiết kế để hỗ trợ cho việc tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến có quy mô. Trong bài viết này, SAVITEL sẽ cùng bạn khám phá những lợi ích nổi bật của Zoom Webinar và vai trò của nó trong việc thúc đẩy giao tiếp và học hỏi trên không gian mạng.

Zoom Webinar là gì? Điều kiện sử dụng

Trong kỷ nguyên kỹ thuật số hiện nay, việc kết nối và tương tác trên nền tảng trực tuyến trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Zoom Webinar là một tính năng nổi bật của phần mềm Zoom đã nhanh chóng trở thành công cụ hữu ích cho các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trong việc tổ chức các hội thảo, buổi thuyết trình và sự kiện trực tuyến.

Khi sử dụng tính năng này, người dùng có thể dễ dàng thiết lập được thời gian cho sự kiện. Đồng thời có thể gửi lời mời tham gia tới các thành viên có nhu cầu. Trong quá trình diễn ra hội thảo có thể dễ dàng quản lý thông tin của những người tham gia. 

Khi sử dụng phần mềm, chỉ có tài khoản của quản trị viên mới có quyền truy cập vào các chức năng quản lý. Quản trị viên có thể điều chỉnh cách thiết lập trong cuộc họp bao gồm điều chỉnh âm thanh và hình ảnh, kiểm soát quyền truy cập.

Các thành phần trong Zoom Webinar:

• Panelists: Là những người tham gia chính thức, có quyền phát biểu, chat và chia sẻ màn hình. Họ thường là những diễn giả hoặc chuyên gia tham gia thuyết trình trong hội thảo.

• Attendees: Là những người chỉ có quyền xem. Họ không được phát biểu mà chỉ có thể gửi câu hỏi hoặc ý kiến qua chat cho host. Nếu có nhu cầu phát biểu, họ cần xin phép host để được cấp quyền.

Để tận dụng tối đa các tính năng của Zoom Webinar, người dùng cần đáp ứng một số điều kiện nhất định. Cụ thể:

• Người dùng phải có tài khoản Pro trở lên, bạn cần đăng ký một trong các gói trả phí của Zoom Meeting vì tính năng Webinar không khả dụng với tài khoản miễn phí.

• Sau khi có tài khoản Pro, người dùng cần mua thêm gói add-ons Webinar. Zoom cung cấp nhiều tùy chọn về số lượng người tham gia. Việc chọn gói phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô của sự kiện mà bạn dự kiến tổ chức.

• Để sử dụng Zoom Webinar, bạn cần đảm bảo rằng: Zoom Desktop Client phiên bản 3.0 trở lên và Zoom Mobile App phiên bản 3.0 trở lên.

• Các thiết bị CRC (H.323 và SIP) của Zoom Webinar có thể tham gia hội thảo trên web và có thể được chỉ định làm panelist. Tuy nhiên những thiết bị này không thể đảm nhận vai trò là host của Webinar.

>>> Xem thêm: TOP 12 phần mềm chia sẻ màn hình được sử dụng nhiều nhất

Zoom Webinar có những điểm nổi bật nào ấn tượng?

Với khả năng thu hút hàng nghìn người tham gia, Zoom Webinar được xem là ứng dụng hàng đầu hay cầu nối giúp chia sẻ kiến thức và kết nối cộng đồng trong thời đại số. Dưới đây là những tính năng nổi bật của Zoom Webinar:

• Tổ chức hội thảo không giới hạn: Zoom Webinar cho phép tổ chức các hội thảo với số lượng người tham dự lên tới 1.000 người. Hội thảo trực tuyến giúp mở rộng khả năng tiếp cận và lan tỏa thông điệp của sự kiện.

• Chia sẻ màn hình đồng thời: Trong quá trình thuyết trình, người tổ chức có thể chia sẻ đồng thời ba màn hình khác nhau. Người dự thính theo dõi nhiều nội dung cùng một lúc, từ slide trình bày đến các tài liệu hỗ trợ.

• Quản lý sự kiện hiệu quả: Tính năng lên lịch và gửi lời mời, quản trị viên có thể dễ dàng chuẩn bị cho sự kiện, thu thập thông tin đăng ký của người tham gia, đồng thời giúp quản lý số lượng và thông tin của các khách mời một cách hiệu quả.

• Tương tác giữa người tham gia: Người tham gia có thể giao lưu với nhau thông qua tính năng chat, quản trị viên tạo các thăm dò ý kiến và khảo sát diễn ra một cách dễ dàng.

• Ghi hình buổi hội thảo đơn giản: Chỉ bằng một cú nhấp chuột, buổi hội thảo có thể được ghi hình lại, tạo điều kiện cho việc lưu trữ và chỉnh sửa và phát lại video sau này.

Các dạng Zoom Webinar phổ biến

Zoom Webinar là một công cụ linh hoạt để tổ chức các sự kiện, hội nghị truyền hình trực tuyến đáp ứng nhu cầu của người tổ chức và người tham gia. Dưới đây là hai hình thức webinar phổ biến:

• Webinar trực tiếp: Webinar trực tiếp là hình thức hội thảo diễn ra ngay tại thời điểm đó, người tham gia và ban tổ chức tương tác trực tiếp với nhau. Người tham gia đặt câu hỏi, chia sẻ ý kiến, thảo luận ngay lập tức tạo ra một không khí sôi nổi và chân thực. Ban tổ chức có thể nhận phản hồi ngay lập tức từ người tham gia.

• Webinar ghi sẵn: Webinar ghi sẵn là hình thức mà buổi hội thảo được ghi lại trước đó và phát lại vào thời điểm đã định. Hình thức này giúp người tổ chức chuẩn bị tốt hơn, tránh những sai sót có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện trực tiếp. Người tham gia có thể xem lại nội dung vào thời gian phù hợp với lịch trình, tăng khả năng tiếp cận.

>>> Xem thêm: Symposium là gì? Cơ hội giao lưu cho các diễn giả

Zoom Webinar và Zoom Meeting có sự khác biệt nào không?

Zoom Webinar và Zoom Meeting đều là những ứng dụng cho phép tổ chức các sự kiện, hội thảo. Tuy nhiên hai ứng dụng này cũng có nhiều sự khác biệt đáng kể. Cụ thể một số khác biệt để người dùng so sánh cân nhắc gồm có:

Hướng dẫn sử dụng Zoom Webinar

Khi sử dụng Zoom Webinar, người dùng cần biết cách  thao tác, lên lịch và bắt đầu sự kiện. Hướng dẫn sử dụng Webinar được SAVITEL mô tả kỹ bên dưới cho bạn tham khảo:

Lên lịch hội thảo

Đầu tiên bạn cần biết lên lịch hội thảo tại Zoom Webinar. Đó là cách giúp người tham gia chuẩn bị tốt hơn, đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong ngày sự kiện. Bạn có thể tạo lịch hẹn cho hội thảo bằng các công cụ như Google Calendar hoặc Outlook. Đây là cách dễ dàng để lên lịch và quản lý thời gian cho sự kiện. 

Bắt đầu quá trình hội thảo

Quá trình tổ chức một hội thảo trực tuyến bắt đầu với thời gian cụ thể. Bạn có thể mời các đối tác hoặc người tham gia khác bằng cách gửi email lời mời. Trong email, hãy kèm theo link đăng ký để họ có thể đăng ký tham gia hội thảo một cách dễ dàng. 

Xem báo cáo hội thảo trên Zoom Webinar

Để bắt đầu một hội nghị truyền hình trên Zoom Webinar, quản trị viên cần thực hiện một số bước cơ bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho cả người chủ trì và những người tham gia:

Đăng nhập: Người chủ trì cần join webinar trước khi cuộc họp bắt đầu. Việc này giúp bạn chuẩn bị và kiểm tra các thiết lập cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Cách tham gia dành cho người dự thính:

Người tham gia có hai cách để kết nối với cuộc họp:

• Cách 1: Nhấp vào link mời: Người tham gia chỉ cần click vào liên kết mời trong email mà họ nhận được. Nếu chưa cài đặt Zoom Client trên thiết bị, dự thính sẽ được hướng dẫn để cài đặt ứng dụng này nhằm kết nối với máy chủ Zoom và tham gia cuộc họp.

• Cách 2: Nhập Meeting ID: Đối với những người đã có tài khoản Zoom và đã cài đặt Zoom Video Webinar, họ chỉ cần nhập Meeting ID được cung cấp trong email mời để tham gia.

Quản trị viên có quyền bật/tắt video và âm thanh của tất cả người tham gia. Có thể chuyển đổi trạng thái của người tham gia từ panelist thành attendee nếu cần thiết. Người chủ trì và các panelist có quyền chia sẻ màn hình của mình từ thiết bị nếu đang phát video clip.

Cả người chủ trì và người tham gia đều có quyền ghi hình video và audio của cuộc họp. Dữ liệu này sẽ được lưu về thiết bị cá nhân hoặc trên cloud để dễ dàng truy cập sau này. Trong suốt cuộc họp, người tham gia có thể sử dụng tính năng chat để giao tiếp.

Zoom Webinar đã chứng tỏ vai trò quan trọng trong việc kết nối và tương tác trong trong bối cảnh thế giới ngày càng chuyển mình về công nghệ. Với khả năng tổ chức các sự kiện trực tuyến quy mô lớn, ứng dụng trở thành một giải pháp thiết thực, giúp mọi người vượt qua rào cản địa lý và thời gian. Trong tương lai, hi vọng ứng dụng còn cải tiến nhiều hơn nữa, đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế số trong thời đại mới.