Top 12 phần mềm ghi âm cuộc họp và hướng dẫn cách ghi âm cuộc họp

Ghi âm cuộc họp không chỉ giúp bạn nắm bắt đầy đủ thông tin mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý dự án, đào tạo nhân viên và tham khảo lại nội dung khi cần. Với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm ghi âm ngày càng trở nên thông minh và đa chức năng hơn, đáp ứng nhu cầu của người dùng. Bài viết này sẽ mang đến cho bạn gợi ý về những phần mềm được yêu thích nhất và hướng dẫn cách ghi âm cuộc hợp trên một số phần mềm hàng đầu.
Tại sao ghi âm cuộc họp lại cần thiết?
Ghi âm cuộc họp là một giải pháp thông minh giúp doanh nghiệp:
Tối ưu hóa quản lý: Lưu trữ thông tin một cách hiệu quả, dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
Nâng cao năng suất: Giúp các thành viên tập trung vào cuộc họp, tiết kiệm thời gian và công sức.
Hỗ trợ đào tạo và phát triển: Cung cấp tài liệu học tập quý giá cho nhân viên.
Giảm thiểu rủi ro: Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp bằng cách có bằng chứng ghi âm.
Những yếu tố cần xem xét khi chọn phần mềm ghi âm cuộc họp
Khi chọn phần mềm ghi âm cuộc họp, bạn cần xem xét một số yếu tố để đảm bảo chất lượng và hiệu quả sử dụng. Những yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến khả năng ghi âm mà còn đến khả năng xử lý, quản lý và chia sẻ tệp âm thanh sau đó.
Chất lượng âm thanh chính là yếu tố cần quan tâm đầu tiên. Phần mềm cần đảm bảo ghi âm rõ ràng, ít nhiễu và tiếng ồn, đặc biệt khi có nhiều người tham gia cuộc họp.
Ngoài chức năng ghi âm cơ bản, bạn có thể cần các tính năng bổ trợ như:
Ghi âm cuộc gọi: Nếu bạn thường xuyên ghi âm cuộc gọi điện thoại.
Chuyển đổi định dạng: Để dễ dàng chia sẻ hoặc lưu trữ file âm thanh.
Tìm kiếm từ khóa: Giúp bạn nhanh chóng tìm lại thông tin trong bản ghi âm.
Tích hợp với các ứng dụng khác: Như Google Drive, Dropbox để lưu trữ và chia sẻ file.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Khả năng tương thích với hệ điều hành và các thiết bị bạn đang sử dụng (điện thoại, máy tính bảng, máy tính).
Nếu nội dung cuộc họp nhạy cảm, bạn cần chọn phần mềm có tính năng bảo mật cao, đảm bảo thông tin không bị rò rỉ.
So sánh giá cả của các phần mềm khác nhau để chọn lựa gói phù hợp với ngân sách của bạn.
Top 12 phần mềm ghi âm cuộc họp tốt nhất
Các phần mềm ghi âm cuộc họp được giới thiệu dưới đây không chỉ đơn thuần là công cụ ghi lại âm thanh mà còn cung cấp nhiều tính năng chuyên nghiệp như chỉnh sửa, cắt ghép, chia sẻ âm thanh trực tuyến. Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng tạo ra những bản ghi âm chất lượng cao để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau như hội nghị trực tuyến, học tập, làm việc hay thậm chí là sáng tạo nội dung, podcast…
Phần mềm ghi âm tổng hợp trên nền tảng trực tuyến
3 gợi ý dưới đây là những phần mềm phổ biến nhất, giúp bạn ghi âm các cuộc họp một cách thuận tiện, lưu trữ trực tiếp lên đám mây mà không cần đến các thiết bị lưu trữ truyền thống như USB.
ZOOM
Nổi tiếng với tính năng ổn định và giao diện thân thiện, ZOOM không chỉ là một nền tảng hội nghị trực tuyến mà còn cung cấp tính năng ghi âm chất lượng cao. Người dùng có thể kích hoạt tính năng ghi lại toàn bộ cuộc họp, bao gồm cả hình ảnh và âm thanh. Ngoài ra, các bản ghi âm được lưu cục bộ trên máy tính của người dùng hoặc trong bộ nhớ đám mây của ZOOM và dễ dàng chia sẻ lại.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tắt mic trên Zoom đúng chuẩn <<<
MICROSOFT TEAMS
Được tích hợp sẵn trong bộ ứng dụng MICROSOFT 365, TEAMS cung cấp một giải pháp toàn diện và chuyên sâu cho việc làm việc nhóm, bao gồm cả tính năng ghi âm cuộc họp. Các bản ghi Teams được lưu vào ONEDRIVE hoặc SHAREPOINT và có thể được chia sẻ hoặc truy cập thông qua các ứng dụng khác. Người dùng có thể tùy chỉnh các cài đặt ghi âm và chia sẻ bản ghi với các thành viên khác một cách dễ dàng.
GOOGLE MEET
Là một sản phẩm của Google, Meet mang đến trải nghiệm ghi âm mượt mà và chất lượng cao. Người dùng có thể dễ dàng bắt đầu và dừng ghi âm cuộc họp chỉ với một vài cú nhấp chuột. Bản ghi âm sẽ được lưu trữ trên Google Drive, do đó người dùng dễ dàng quản lý và chia sẻ tệp. Tuy nhiên, so với ZOOM và TEAMS, GOOGLE MEET có ít tùy chọn tùy chỉnh hơn.
Phần mềm ghi âm cuộc họp dành cho máy tính
Những ứng dụng ghi âm cuộc họp dưới đây giúp bạn ghi lại toàn bộ âm thanh diễn ra trong một cuộc họp, bài giảng hoặc bất kỳ cuộc trò chuyện nào trên máy tính.
AUDACITY
Audacity là một phần mềm mã nguồn mở, hoàn toàn miễn phí, được cộng đồng người dùng đánh giá cao về tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh. Phần mềm này cung cấp các công cụ chỉnh sửa âm thanh cơ bản như cắt, ghép, thay đổi tốc độ, giảm tiếng ồn...
Tuy nhiên, giao diện của Audacity có phần đơn giản và ít trực quan so với các phần mềm chuyên nghiệp khác. Về cơ bản, AUDACITY phù hợp với những người dùng có kiến thức về chỉnh sửa âm thanh và muốn tự do khám phá các tính năng của phần mềm.
ADOBE AUDITION
ADOBE AUDITION là một phần mềm chuyên nghiệp đến từ nhà Adobe, nổi tiếng với các công cụ chỉnh sửa âm thanh mạnh mẽ và hiệu quả. Phần mềm này cung cấp các tính năng nâng cao như khử tiếng ồn chuyên sâu, cân bằng âm lượng tự động, tạo hiệu ứng âm thanh...
Giao diện của ADOBE AUDITION được thiết kế khá thân thiện với người dùng, hỗ trợ nhiều định dạng file âm thanh khác nhau. Tuy nhiên, ADOBE AUDITION có giá thành khá cao, đồng thời đòi hỏi người dùng phải có một cấu hình máy tính mạnh để chạy mượt mà.
VIDMORE SCREEN RECORDER
Bên cạnh chức năng ghi âm cuộc họp, VIDMORE SCREEN RECORDER cũng là một phần mềm ghi hình màn hình, cho phép ghi lại toàn bộ hoạt động trên màn hình máy tính. VIDMORE SCREEN RECORDER có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với cả người dùng mới bắt đầu. Phần mềm này hỗ trợ ghi âm chất lượng cao, cho phép người dùng tùy chỉnh các thông số như bitrate, khung hình/giây...
Tuy nhiên, so với AUDACITY và ADOBE AUDITION, VIDMORE SCREEN RECORDER có ít tính năng chỉnh sửa âm thanh chuyên sâu hơn.
Phần mềm ghi âm cuộc họp trên điện thoại
Phần mềm ghi âm cuộc họp trên điện thoại ngày càng trở nên phổ biến và đa dạng tính năng. Bạn có thể tham khảo một số gợi ý được tổng hợp dưới đây.
REV VOICE RECORDER
REV VOICE RECORDER được đánh giá cao nhờ khả năng ghi âm chất lượng cao, hỗ trợ nhiều định dạng file và tính năng chỉnh sửa trực quan. Ứng dụng ghi âm cuộc họp này còn cung cấp dịch vụ chuyển đổi giọng nói thành văn bản với độ chính xác cao, giúp người dùng tiết kiệm thời gian soạn thảo.
OTTER AI
Otter.ai nổi bật với tính năng nhận diện giọng nói và chuyển đổi thành văn bản thời gian thực, đồng thời tự động tạo tóm tắt cuộc họp. Ứng dụng này còn tích hợp với các nền tảng làm việc nhóm phổ biến như GOOGLE WORKSPACE và MICROSOFT TEAMS, giúp người dùng dễ dàng chia sẻ và cộng tác.
EASY VOICE RECORDER
Easy Voice Recorder là một lựa chọn đơn giản và hiệu quả cho những ai cần một ứng dụng ghi âm cơ bản. Ứng dụng này cung cấp giao diện trực quan, dễ sử dụng và hỗ trợ ghi âm chất lượng cao. EASY VOICE RECORDER hỗ trợ nhiều định dạng âm thanh phổ biến như MP3, WAV, M4A, đảm bảo chất lượng bản ghi luôn rõ ràng và sắc nét.
Ngoài ra, EASY VOICE RECORDER còn cho phép bạn chia sẻ bản ghi qua các nền tảng mạng xã hội hoặc gửi qua email một cách nhanh chóng.
Hướng dẫn chi tiết cách ghi âm cuộc họp trên một số phần mềm phổ biến
Các phần mềm họp trực tuyến phổ biến hiện nay như Zoom, Microsoft Teams và Google Meet đều tích hợp sẵn chức năng ghi âm. Hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng ghi âm cuộc họp để phục vụ mục đích lưu trữ, đào tạo…
ZOOM
ZOOM cung cấp tính năng ghi âm trực tiếp cho cả phiên bản miễn phí và trả phí. Tính năng này dễ sử dụng và có thể thực hiện trên cả máy tính và điện thoại.
Trên máy tính:
Bước 1: Mở Zoom và tham gia hoặc tạo một cuộc họp.
Bước 2: Ở giao diện chính, nhấn vào biểu tượng Record ở thanh điều khiển dưới cùng.
Bước 3: Chọn Record on this Computer để ghi âm vào thiết bị hoặc Record to the Cloud nếu bạn sử dụng tài khoản trả phí.
Bước 4: Để dừng ghi âm, nhấn Stop Recording (dừng ghi). File ghi âm sẽ được lưu vào thư mục Zoom trên máy tính của bạn.
Lưu ý: Trên phiên bản miễn phí, chỉ có người tổ chức cuộc họp mới có quyền ghi âm.
Trên điện thoại:
Bước 1: Vào Zoom và bắt đầu cuộc họp của bạn.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng More (ba dấu chấm) ở góc dưới màn hình.
Bước 3: Chọn Record to the Cloud (ghi lên đám mây) (chỉ khả dụng cho tài khoản trả phí).
Bước 4: Để kết thúc ghi âm, nhấn vào Stop Recording (Dừng ghi). File sẽ được lưu trên Zoom Cloud.
MICROSOFT TEAMS
MICROSOFT TEAMS cũng cung cấp tính năng ghi âm cuộc họp một cách đơn giản:
Trên máy tính:
Bước 1: Mở MICROSOFT TEAMS và khởi tạo hoặc tham gia cuộc họp.
Bước 2: Trong cuộc họp, nhấn vào biểu tượng More actions (ba dấu chấm) trên thanh công cụ.
Bước 3: Chọn Start recording (Ghi lại cuộc họp). Cuộc họp sẽ được ghi âm và lưu trữ vào ONEDRIVE hoặc SHAREPOINT của tổ chức.
Bước 4: Để dừng ghi âm, nhấn lại vào More actions và chọn Stop recording (Dừng ghi).
Trên điện thoại:
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams và tiến hành cuộc họp.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng More options (ba dấu chấm) ở thanh công cụ.
Bước 3: Chọn Record to the Cloud (Ghi lại cuộc họp). Ghi âm sẽ tự động lưu vào OneDrive.
Bước 4: Nhấn Stop recording khi bạn muốn kết thúc.
Lưu ý: Tính năng ghi âm trên điện thoại chỉ khả dụng cho tài khoản doanh nghiệp trả phí.
GOOGLE MEET
Để ghi lại cuộc họp trên GOOGLE MEET, bạn cần đảm bảo đang sử dụng tài khoản GOOGLE WORKSPACE (email công ty hoặc trường học) và có quyền làm chủ phòng họp. Dưới đây là các bước thực hướng dẫn chi tiết trên máy tính:
Bước 1: Mở cuộc họp trên GOOGLE MEET: Truy cập vào cuộc họp mà bạn muốn ghi âm.
Bước 2: Kích hoạt tính năng ghi âm cuộc họp:
Nhấp vào biểu tượng More options - ba chấm (...) ở góc dưới cùng bên phải của màn hình.
Chọn Record meeting (Ghi lại cuộc họp).
Xác nhận bằng cách chọn Start recording (Bắt đầu ghi).
Bước 3: Khi muốn kết thúc quá trình ghi âm, nhấp lại vào biểu tượng ba chấm (...) và kích chọn Stop recording (Dừng ghi).
Bước 4: Một thông báo xác nhận sẽ hiện ra, bạn chọn Stop recording để hoàn tất.
Bước 5: Bản ghi cuộc họp sẽ được tự động lưu vào GOOGLE DRIVE của bạn và gửi thông báo qua email. Bạn có thể truy cập vào DRIVE để xem lại hoặc tải về.
Lưu ý: Hiện nay, Google Meet không hỗ trợ ghi âm trên thiết bị di động, ngay cả đối với người dùng Google Workspace. Do đó, nếu muốn ghi lại nội dung cuộc họp, bạn buộc phải thực hiện thông qua tính năng ghi màn hình trên điện thoại.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Bên cạnh những ứng dụng phổ biến, không ít người dùng thường đặt ra nhiều câu hỏi liên quan đến việc sử dụng các ứng dụng ghi âm cuộc họp. Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến nhất được chúng tôi tổng hợp kèm theo giải đáp ngắn gọn, dễ hiểu.
Có cần trả phí để sử dụng các phần mềm ghi âm cuộc họp không?
Các phần mềm ghi âm cuộc họp hiện nay có cả miễn phí hoặc trả phí. Nhìn chung, phần mềm miễn phí thường có giới hạn về tính năng và dung lượng lưu trữ, trong khi đó, các tính tính năng nâng cao hơn thường yêu cầu người dùng trả phí.
Phần mềm ghi âm nào có tính năng chuyển giọng nói thành văn bản?
Nhiều phần mềm ghi âm hiện nay tích hợp tính năng nhận diện giọng nói, cho phép chuyển đổi trực tiếp file âm thanh thành văn bản như OTTER AI, GOOGLE RECORDER, MICROSOFT ONENOTE, REV VOICE RECORDER, SPEECHNOTES... Tính năng này rất hữu ích cho việc tạo bản ghi cuộc họp, phỏng vấn hoặc học tập.
Làm thế nào để đảm bảo chất lượng âm thanh khi ghi âm cuộc họp?
Để có chất lượng âm thanh tốt nhất, bạn nên sử dụng thiết bị ghi âm chuyên dụng hoặc micro có chất lượng cao. Ngoài ra, bạn cũng cần chọn vị trí đặt thiết bị ghi âm tránh xa tiếng ồn và đảm bảo kết nối ổn định.
Các lưu ý về bảo mật khi lưu trữ tệp ghi âm?
Việc bảo mật tệp ghi âm rất quan trọng, đặc biệt là khi chứa thông tin nhạy cảm. Người dùng nên lưu trữ tệp ghi âm ở nơi an toàn, sử dụng mật khẩu bảo vệ và hạn chế chia sẻ với người khác.
Có thể thấy, ghi âm cuộc họp là một ý tưởng thông minh giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng cường sự tập trung và đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác. Tuy nhiên, để tối ưu hóa hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian, chi phí, hãy đầu tư vào một giải pháp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp. SAVITEL tự hào là đơn vị cung cấp các giải pháp hội nghị truyền hình hàng đầu, giúp doanh nghiệp kết nối và hợp tác hiệu quả hơn.