Hội nghị trực tuyến là gì? Tìm hiểu các giải pháp họp trực tuyến

Trong thời đại công nghệ hiện đại, hội nghị trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc và giao tiếp giữa các cá nhân và tổ chức. Thay vì phải di chuyển đến một địa điểm cụ thể để tham gia hội họp, giờ đây mọi người có thể kết nối với nhau thông qua mạng Internet, bất kể họ đang ở đâu. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tăng cường hiệu quả trong công việc. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về giải pháp hội nghị trực tuyến, từ định nghĩa cho đến các hình thức, ưu nhược điểm, ứng dụng và cách tổ chức.

Giải pháp hội nghị trực tuyến là gì?

Giải pháp hội nghị trực tuyến là hình thức truyền tải âm thanh, hình ảnh giữa hai hoặc nhiều điểm kết nối thông qua đường truyền mạng để đưa tín hiệu âm thanh, hình ảnh của các phòng họp kết nối với nhau như đang ngồi chung một phòng họp. Nhằm xóa bỏ rào cản khoảng cách địa lý, giảm chi phí và thời gian tổ chức các cuộc họp.

Hội nghị trực tuyến là gì?

Hệ thống hội nghị trực tuyến gồm những hình thức nào? Phù hợp với đối tượng nào?

Giải pháp hội nghị trực tuyến có 2 hình thức chính gồm: hội nghị truyền hình điểm –  điểm, hội nghị truyền hình đa điểm, bên cạnh đó hội nghị truyền hình cũng được chia nhỏ thành các hình thức khác như: hội nghị truyền hình cá nhân, hội nghị truyền hình studio, hội nghị truyền hình classroom…

Hội nghị truyền hình cá nhân (personal)

• Đây là dạng hội nghị truyền hình có quy mô nhỏ và thường sử dụng cho một người.
• Thiết bị hội nghị truyền hình có thể tích hợp PC/Laptop cá nhân. Cùng một software và các thiết bị khác hỗ trợ khác như: Webcam, Handphone.

Hội nghị truyền hình studio (Middle Class)

• Đây là dạng hội nghị truyền hình có quy mô trung bình, thích hợp với các cuộc họp nhóm. Sử dụng cho các cơ quan doanh nghiệp có văn phòng đại diện trải trên diện rộng.
• Thiết bị hội nghị truyền hình sử dụng là các dòng sản phẩm chuyên dụng của các hãng uy tín như: AVer, Polycom, Cisco, Sony,… dành cho hội nghị truyền hình.

Hội nghị truyền hình quy mô rộng (Classroom)

• Đây là dạng hội nghị truyền hình chuyên dụng, thường phục vụ cho các hội nghị có quy mô lớn.
• Những dòng sản phẩm này vô cùng đa dạng như: AVer, Polycom, Cisco,.. và có thể đáp ứng cho mọi nhu cầu của hội nghị truyền hình trong các lĩnh vực. Và thường được thiết kế đồng bộ với những thiết bị phụ trợ cho hội nghị truyền hình khác.

Hội nghị truyền hình điểm – điểm (point – to – point)

• Đây là dạng hội nghị truyền hình rất phổ biến, với 2 điểm trực tiếp tham gia.
• Quá trình kết nối của dạng hội nghị truyền hình này sẽ do một đầu chủ động quay số. Những thông số kết nối sẽ được quy định trước tại 2 đầu hoặc một đầu để đặt chế độ Auto Accept.

Hội nghị truyền hình đa điểm (Multi point)

• Đây là dạng hội nghị truyền hình có quy mô từ 02 điểm tham gia cùng lúc trở lên.
• Thiế bị sẽ gồm: MCU, Gatekeper, Gateway… sẽ đóng vai trò là trung tâm xử lý cho hội nghị truyền hình đa điểm.
• Dạng hội nghị này còn có thể liên lạc bằng Video hoặc Voice, với mục đích là tiết kiệm được chi phí tốt hơn.

Ưu điểm và nhược điểm của giải pháp hội nghị trực tuyến

Ưu điểm:

• Giải pháp hội nghị trực tuyến giúp doanh nghiệp dễ dàng chia sẻ dữ liệu, video, thuyết trình một cách đồng thời.
• Thời gian tổ chức cuộc họp diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian. Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.
• Tăng hiệu suất công việc, đảm bảo công việc được diễn ra đúng thời gian và diễn ra nhanh chóng.
• Đảm bảo được nội dung liên lạc, chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ nét,tính năng bảo mật an toàn, lưu trữ được toàn bộ nội dung cuộc họp.
• Phát triển và tăng cường các mối quan hệ của khách hàng và đối tác.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư trang thiết bị hội nghị trực tuyến khá cao.
• Khi gặp vấn đề về sự cố cần phải có sự giúp đỡ của kỹ thuật viên.

Khi nào cần đến giải pháp hội nghị trực tuyến

Việc áp dụng giải pháp hội nghị trực tuyến không phải lúc nào cũng cần thiết. Tuy nhiên, có một số tình huống mà việc sử dụng hội nghị trực tuyến là hoàn toàn hợp lý và cần thiết.

• Trước tiên, nếu người tham gia không thể đi lại do điều kiện địa lý hoặc thời gian hạn chế, hội nghị trực tuyến là một giải pháp tối ưu. Nó cho phép mọi người kết nối và tương tác mà không cần phải có mặt trực tiếp.
• Thứ hai, khi tổ chức một cuộc họp với một số lượng lớn người tham gia, hội nghị trực tuyến sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Chỉ cần một đường truyền Internet ổn định, tất cả mọi người đều có thể tham gia vào cuộc họp mà không gặp khó khăn.
• Cuối cùng, trong những tình huống cần quyết định ngay lập tức hoặc xem/xử lý thông tin trên máy tính cùng lúc, hội nghị trực tuyến sẽ là lựa chọn phù hợp. Nó tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh chóng hơn, đồng thời giúp người tham gia không bỏ lỡ thông tin quan trọng.

Hệ thống hội nghị trực tuyến gồm những thương hiệu nào?

AVer, Polycom, Cisco,.. là những thương hiệu uy tín hàng đầu trên thế giới về các thiết bị hội nghị trực tuyến.

AVer cung cấp ra thị trường với những dòng sản phẩm thiết kế nhỏ gọn, tinh tế, với mỗi một sản phẩm của AVer sẽ có một chức năng riêng biệt. Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến AVer bao gồm:

• Hệ thống thiết bị all-in-one tích hợp với giải pháp phần mềm/cloud/web: CAM520 / CAM540 / CAM340 / VC322 /VC520+ / VB342
• Hệ thống đơn điểm: SVC100 / EVC150 / EVC130P / EVC130
• Hệ thống đa điểm: SVC500 / EVC950 / EVC900 / EVC350 /EVC300

Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến Polycom bao gồm: Polycom Debut, Polycom Group 310, Polycom Group 500, Polycom Group 700,…

Lĩnh vực nào ứng dụng hệ thống hội nghị trực tuyến

• Lĩnh vực kinh doanh: họp chiến lược kinh doanh của mỗi công ty, tranning nhân viên từ xa, hướng dẫn chỉ đạo công tác,…
• Lĩnh vực chính trị: giúp cơ quan đại diện chính phủ các nước, cơ quan chính phủ và công dân giao tiếp với nhau tiện lợi và hiệu quả hơn.
• Lĩnh vực bất động sản
• Lĩnh vực giáo dục: tổ chức đào tạo nội bộ, nâng cao hiệu quả đào tạo trực tuyến từ xa…
• Lĩnh vực y tế: với những hoạt động nhằm giúp trao đổi kinh nghiệm, hội thảo với các bác sĩ nước ngoài, giúp hội chuẩn, chỉ đạo phẫu thuật, thực hiện hoạt động chăm sóc y tế từ xa…
• Lĩnh vực nghệ thuật, điện ảnh: đào tạo những khóa học diễn viên ngắn hạn, hoặc đào tạo đạo diễn theo quốc tế,…
• Giúp các tổ chức, các cơ quan, các khu, các sở hoặc các trường có thể thực hiện tốt công tác điều hành, quản lý khi bị phân tách về không gian.
• Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến còn được ứng dụng rộng rãi trong những lĩnh vực khác với yêu cầu về việc giao tiếp trực tiếp theo thời gian thực hay cần trao đổi thông tin thông qua hình ảnh, âm thanh…

Làm thế nào để có thể tổ chức một cuộc hội nghị trực tuyến

Để tổ chức một cuộc hội nghị trực tuyến thành công, cần thực hiện theo một số bước cụ thể:

Bước 1: Xác định thời gian và ngày tháng tổ chức cuộc họp. Việc thông báo và nhắc nhở trước sẽ giúp người tham gia nhớ rõ hơn về lịch trình.

Bước 2: Lựa chọn thiết bị phù hợp. Có thể sử dụng điện thoại, máy tính hoặc các hệ thống hội nghị truyền hình chuyên dụng tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của cuộc họp.

Bước 3: Lập kế hoạch chương trình và chia sẻ trước với tất cả người tham gia. Điều này giúp mọi người hiểu rõ nội dung và mục tiêu của cuộc họp, từ đó tạo điều kiện cho sự tương tác hiệu quả hơn.

Cuối cùng, hãy chắc chắn giữ cho mọi người tập trung trong suốt cuộc họp. Nên có một người điều phối để duy trì sự chú ý và xử lý các câu hỏi, phản hồi từ người tham gia.

Một số giải pháp họp hội nghị trực tuyến phổ biến hiện nay

Hiện nay, có nhiều giải pháp hội nghị trực tuyến phổ biến mà người dùng có thể lựa chọn, bao gồm:

Hội nghị trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình

Sử dụng các thiết bị phần cứng và phần mềm, người dùng có thể truyền tải hình ảnh và âm thanh qua mạng. Ưu điểm của giải pháp này là khả năng họp nhiều người, nhiều điểm và trình chiếu nhiều chức năng. Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu có thể khá cao, và người dùng cần được đào tạo để sử dụng hiệu quả.

Hội nghị trực tuyến qua phần mềm/web 

Sử dụng các ứng dụng như Skype, Vsee, Hangout, người dùng có thể tham gia họp miễn phí hoặc trả phí. Mặc dù chi phí thấp, nhưng giải pháp này thường hạn chế chức năng, không cho phép trình chiếu dữ liệu và không lưu cuộc họp, dẫn đến chất lượng kém.

Hội nghị trực tuyến qua điện thoại

Bằng cách sử dụng điện thoại và micro độ nhạy cao, người dùng có thể kết nối nhiều điểm gọi. Ưu điểm của giải pháp này là chi phí rẻ, nhưng nhược điểm lớn nhất là chỉ có thể trao đổi bằng âm thanh mà không xem được hình ảnh.

Hội nghị trực tuyến Savitel

Đăng ký tư vấn giải pháp hội nghị trực tuyến lại Savitel

Hội nghị trực tuyến là một giải pháp hiệu quả trong việc kết nối con người và tổ chức, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, để áp dụng hội nghị trực tuyến một cách hiệu quả, cần có sự chuẩn bị và đầu tư phù hợp. Từ việc lựa chọn hình thức hội nghị cho đến việc sử dụng thiết bị và phần mềm, mọi yếu tố đều đóng góp vào thành công của cuộc họp. Savitel hy vọng bài viết này đã giải đáp cho bạn câu hỏi "hội nghị trực tuyến là gì?" cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn, cùng với các giải pháp liên quan.