Hướng dẫn tích hợp Microsoft Teams với Polycom chi tiết

Tích hợp Microsoft Teams với Polycom giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa hệ sinh thái hội nghị truyền hình, mang lại trải nghiệm liền mạch giữa phần mềm và phần cứng. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết từ cài đặt đến khắc phục sự cố, đồng thời phân tích lợi ích và so sánh với các giải pháp khác.

Tổng quan về Microsoft Teams và Polycom

Trước khi đi sâu vào hướng dẫn tích hợp, hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về hai nền tảng này để hiểu tại sao sự kết hợp giữa chúng lại tạo nên giá trị vượt trội.

Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams, ra mắt năm 2017, là một nền tảng nhắn tin và cộng tác nhóm toàn diện dành cho doanh nghiệp. Nền tảng này không chỉ hỗ trợ nhắn tin trực tiếp và theo nhóm mà còn cung cấp khả năng tổ chức cuộc họp âm thanh, video, chia sẻ tệp và tích hợp sâu rộng với bộ ứng dụng Office 365. 

Teams cho phép người dùng tạo các phòng họp trực tuyến, lên lịch cuộc họp, ghi chú, chia sẻ màn hình và ghi lại nội dung cuộc họp, tạo điều kiện làm việc nhóm hiệu quả dù ở bất kỳ đâu.

Bên cạnh đó, khả năng mở rộng của Teams còn cho phép tích hợp với nhiều ứng dụng bên thứ ba, tăng cường tính linh hoạt và tùy biến cho người dùng.

>>> Xem thêm: Cách kết nối HDMI không dây dễ dàng và chi tiết cho từng thiết bị <<<

Polycom là gì?

Polycom được thành lập vào năm 1990, là một tập đoàn công nghệ đa quốc gia của Mỹ, chuyên phát triển các giải pháp cộng tác video, thoại và nội dung hàng đầu thế giới. 

Với bề dày lịch sử và nhiều giải thưởng công nghệ, Polycom đã khẳng định vị thế tiên phong trong lĩnh vực hội nghị truyền hình. Các sản phẩm của Polycom, bao gồm thiết bị hội nghị đầu cuối, điện thoại hội nghị và phần mềm quản lý, được thiết kế để mang lại trải nghiệm giao tiếp trực quan và hiệu quả, xóa bỏ rào cản về không gian và địa lý. 

Xem thêm: Giải pháp hội nghị truyền hình Polycom

Lợi ích của việc tích hợp Microsoft Teams với Polycom

Việc kết nối Microsoft Teams với thiết bị Polycom không chỉ là xu hướng mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà doanh nghiệp có thể kỳ vọng:

• Nâng cao trải nghiệm người dùng: Sự kết hợp này mang đến chất lượng âm thanh và hình ảnh sắc nét từ thiết bị Polycom, kết hợp với giao diện thân thiện của Teams, giúp cuộc họp trở nên sống động và chuyên nghiệp hơn. Người dùng dễ dàng tham gia từ bất kỳ đâu mà vẫn cảm nhận được sự kết nối liền mạch.

• Tối ưu hóa hiệu suất công việc: Nhờ tích hợp, doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc họp quy mô lớn hoặc nhỏ một cách nhanh chóng, đồng thời tận dụng tính năng chia sẻ nội dung và cộng tác trực tiếp trên Teams, từ đó tăng năng suất làm việc nhóm.

• Quản lý và bảo mật: Polycom RealConnect kết hợp với Teams cung cấp khả năng quản lý tập trung qua Office 365, đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật doanh nghiệp. Điều đó giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.

• Tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa hiệu suất: Thay vì đầu tư vào nhiều hệ thống riêng lẻ, doanh nghiệp có thể tận dụng cơ sở hạ tầng hiện có của Polycom cùng giấy phép Teams, giảm chi phí triển khai mà vẫn đạt hiệu quả cao.

Hướng dẫn tích hợp Microsoft Teams với Polycom

Để triển khai thành công, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình tích hợp Microsoft Teams với Polycom một cách có hệ thống.

Yêu cầu cần thiết trước khi tích hợp

Trước hết người dùng cần xác định thiết bị mình đang sử dụng có nằm trong danh sách được Microsoft hỗ trợ chính thức hay không. Dưới đây là các thiết bị Polycom tương thích đã được xác nhận:

• Polycom Trio C60: Thiết bị điện thoại hội nghị hỗ trợ tích hợp trực tiếp với Teams thông qua chế độ nativ​e.

• Polycom Trio 8800 / 8500: (yêu cầu phần mềm UCS phiên bản hỗ trợ Microsoft Teams Gateway).

• Poly Studio X30 / X50 / X70: Thiết bị video bar cho phòng họp nhỏ và trung bình, hỗ trợ chế độ Microsoft Teams trực tiếp mà không cần thiết bị trung gian.

• Polycom CCX 500/600: Điện thoại bàn IP thiết kế riêng cho Teams, mang lại trải nghiệm liền mạch.

• Poly G7500: Hệ thống hội nghị truyền hình cao cấp, tương thích qua RealConnect. Để xác nhận phiên bản tương thích, truy cập trang hỗ trợ của Polycom (hp.com/poly) hoặc danh sách thiết bị được chứng nhận trên Microsoft Teams Marketplace.

• Polycom RealPresence Group Series (310/500/700): Yêu cầu cấu hình qua Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

• Polycom VVX Series (VVX 250, 350, 450): Hỗ trợ Teams thông qua ứng dụng SIP Gateway của Microsoft.

Lưu ý: 

• Tất cả thiết bị cần được cập nhật firmware phiên bản mới nhất (kiểm tra trên trang hỗ trợ Polycom).

• Một số model cũ như HDX Series cần nâng cấp phần cứng để tương thích.

• Đối với hệ thống hybrid, yêu cầu thêm RealPresence DMA hoặc giải pháp Pexip.

Người dùng có thể kiểm tra tính tương thích chính thức tại trang tài liệu Polycom hoặc liên hệ nhà cung cấp để được tư vấn cụ thể theo nhu cầu triển khai thực tế.

>>> Xem thêm: Breakout room là gì? Cách dùng Breakout room trên Team, Zoom, Google Meet <<<

Ngoài phần cứng tương thích, người dùng cũng cần đảm bảo tài khoản Microsoft Teams đã được cấp giấy phép phù hợp, ví dụ:

• Microsoft Teams Rooms Standard hoặc Pro License (áp dụng cho thiết bị họp trực tuyến như Studio X, G7500).

• Phone System License kết hợp với Calling Plan (áp dụng cho thiết bị điện thoại như Trio hoặc VVX).

• Với Group Series, cần giấy phép hỗ trợ CVI (Cloud Video Interop) từ bên thứ ba như Polycom RealConnect.

Cuối cùng, thiết bị cần được kết nối ổn định với mạng nội bộ (LAN) và đảm bảo khả năng truy cập internet để thực hiện đăng nhập và đồng bộ với nền tảng Microsoft 365.

Các bước thực hiện tích hợp

Quá trình tích hợp Microsoft Teams với Polycom không quá phức tạp, bạn có thể thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Cập nhật firmware thiết bị Polycom

Truy cập trang quản trị thiết bị để kiểm tra phiên bản firmware hiện tại và tiến hành nâng cấp lên phiên bản mới nhất từ nhà sản xuất nhằm đảm bảo tính tương thích và bảo mật.

Sau khi tải về, làm theo hướng dẫn cài đặt từ Polycom, thường là kết nối thiết bị với máy tính qua USB hoặc mạng, sau đó chạy tệp cập nhật. Khi hoàn tất, khởi động lại thiết bị để áp dụng thay đổi.

Bước 2: Kết nối thiết bị với Microsoft Teams qua USB hoặc mạng

Sau khi cập nhật firmware, bạn cần thiết lập kết nối giữa thiết bị Polycom và hệ thống Teams. Tùy thuộc vào thiết bị, cách kết nối sẽ khác nhau:

• Với các dòng như Studio X30/X50 hoặc Trio C60, dùng cáp USB để cắm trực tiếp vào máy tính chạy Teams.

• Với Group 500 hoặc G7500, kết nối qua mạng nội bộ (LAN) để sử dụng dịch vụ Polycom RealConnect.

• Nếu bạn triển khai chế độ Split Mode hoặc Consolidated Mode (phù hợp cho hội nghị lớn), hãy mở PowerShell trên máy tính với quyền quản trị. Nhập lệnh: 

New-CsVideoInteropServiceProvider -Identity Polycom -AadApplicationIds "a39192d4-7b9b-4c07-87d7-cbcd3fd97af7" -TenantKey "yourtenantkey@t.plcm.vc" -InstructionUri "https://dialin.plcm.vc/teams/?key=yourtenantkey&conf={ConfId}"

Thay "yourtenantkey" bằng mã khóa riêng của tổ chức bạn (ví dụ: "1234550644"). Lệnh này định cấu hình Polycom thành nhà cung cấp dịch vụ video đám mây cho Teams.

Bước 3: Cấu hình trong Trung tâm quản trị Microsoft Teams.

Bây giờ, bạn cần cấp phép và kích hoạt dịch vụ trong Teams. Đăng nhập vào Trung tâm quản trị Microsoft Teams (admin.teams.microsoft.com) bằng tài khoản quản trị viên toàn cầu (Global Administrator). Sau đó:

• Truy cập trang Polycom RealConnect. Nhấn nút "Consent to RealConnect for Teams" để mở trang cấp quyền.

• Đăng nhập lại bằng cùng tài khoản quản trị, xem xét các quyền yêu cầu (như truy cập lịch họp), rồi nhấn "Accept". Trang sẽ thông báo thành công khi hoàn tất.

• Quay lại PowerShell, cài đặt mô-đun Skype for Business Online nếu chưa có, bằng lệnh: 

Import-Module SkypeOnlineConnector

$skype = New-CsOnlineSession

Import-PSSession $skype

• Chạy lệnh cấu hình từ bước 2 (nếu chưa làm) để liên kết Polycom với tenant của bạn. Ví dụ, với Consolidated Mode:

New-CsVideoInteropServiceProvider -Identity Polycom -AadApplicationIds "a39192d4-7b9b-4c07-87d7-cbcd3fd97af7" -TenantKey "1234550644@mycompany.com" -InstructionUri "https://dialin.plcm.vc/teams/?key=1234550644&conf={ConfId}&domain=mycompany.com&ip=1.2.3.4"

Điều chỉnh TenantKey, domain và IP theo thông tin tổ chức của bạn.

Bước 4: Kiểm tra thiết bị, tối ưu hóa và tra cứu.

Tạo cuộc họp thử bằng tài khoản đã gán chính sách PolycomServiceProviderEnabled. Kiểm tra thông tin kết nối video trong lời mời họp và đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định.

Lưu ý: Quá trình đồng bộ trên đám mây của Microsoft có thể mất đến 8 giờ, vì vậy nếu thông tin chưa hiển thị ngay, hãy kiên nhẫn chờ và khởi động lại Teams/Outlook sau vài giờ.

Mẹo giải quyết vấn đề thường gặp

Trong quá trình vận hành, người dùng có thể gặp phải sự cố như thiết bị không nhận tín hiệu âm thanh, hình ảnh bị trễ hoặc không tương thích giao diện phần mềm. Giải pháp phổ biến là kiểm tra lại driver, firmware, đồng bộ múi giờ và đảm bảo thiết bị được cấp nguồn đúng cách. 

Ngoài ra, cập nhật Teams và ứng dụng hỗ trợ cũng là bước cần thiết để đảm bảo tương thích tối ưu.

So sánh Microsoft Teams với Polycom và các giải pháp khác

Để đánh giá giải pháp này, hãy xem xét sự khác biệt khi tích hợp Polycom so với các thương hiệu khác như Logitech và Yealink qua bảng sau:

Từ bảng trên có thể thấy, Polycom nổi bật với chất lượng vượt trội và tích hợp sâu, phù hợp cho doanh nghiệp cần giải pháp bền vững. Trong khi đó, Logitech và Yealink phù hợp hơn với ngân sách hạn chế hoặc nhu cầu cơ bản.

Tích hợp Microsoft Teams với Polycom tối ưu hóa trải nghiệm hội nghị trực tuyến nhờ khả năng tương tác mạnh mẽ giữa phần mềm và phần cứng. Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình cấu hình từ Microsoft 365 đến thiết bị vật lý. Để tham khảo thêm giải pháp hội nghị truyền hình hoặc cần sửa chữa Polycom hãy đến ngay Savitel để được hỗ trợ nhanh chóng.