Microsoft Forms là gì? Cách sử dụng Microsoft Forms cho người mới
Microsoft Forms là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tạo khảo sát, biểu mẫu một cách nhanh chóng. Với giao diện thân thiện và tính năng linh hoạt, nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá cách sử dụng Microsoft Forms một cách hiệu quả qua bài viết của SAVITEL dưới đây nhé.
Microsoft Forms là gì?
Microsoft Forms hay còn gọi là MS Form là một ứng dụng mạnh mẽ được ra mắt vào năm 2016. Ứng dụng tích hợp trong bộ công cụ Microsoft Office 365. Mục tiêu chính của MS Form là giúp người dùng tạo các bài khảo sát trực tuyến và phiếu thăm dò một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Một trong những ưu điểm nổi bật của MS Form là khả năng tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Thay vì phải thiết kế các bảng khảo sát phức tạp, người dùng có thể tận dụng các mẫu có sẵn để tạo ra những khảo sát chuyên nghiệp chỉ trong vài phút.
Dữ liệu thu thập được sẽ được chuyển ngay lập tức vào Excel để người dùng phân tích và tổng hợp thông tin một cách hiệu quả. Kết quả được tổng hợp ngay, thích hợp cho các cuộc bỏ phiếu trong họp hội nghị truyền hình, khảo sát lấy ý kiến cá nhân cho một cuộc họp, một vấn đề.
Ngoài ra, MS Form còn được đánh giá là công cụ thu thập dữ liệu xuất sắc. Việc tổng hợp dữ liệu từ MS Form giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác và sáng suốt hơn. Với những tính năng và lợi ích này, Microsoft Forms đã trở thành đối thủ cạnh tranh đáng gờm của Google Form trong lĩnh vực khảo sát trực tuyến.
>>> Xem thêm: Voov meeting là gì? So sánh voov meeting với Zoom Meeting
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Forms cho người mới bắt đầu
Nếu bạn là người mới bắt đầu với Microsoft Forms thì dưới đây là các hướng dẫn từng bước để bạn tạo khảo sát và thu thập dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.
Hướng dẫn đăng ký, đăng nhập vào tài khoản Microsoft Forms
Các bước để đăng ký và đăng nhập vào tài khoản Microsoft Forms bạn làm theo mô tả dưới đây:
Đăng ký tài khoản cá nhân Microsoft 365
Để sử dụng Microsoft Forms, trước tiên bạn cần có tài khoản Microsoft 365. Dưới đây là các bước để bạn tạo một tài khoản sử dụng mới:
Bước 1: Truy cập vào trang tạo tài khoản Microsoft tại https://account.microsoft.com.
Bước 2: Nhập số điện thoại và địa chỉ email mà bạn muốn sử dụng cho tài khoản.
Bước 3: Tạo một tài khoản email để có thể sử dụng các tính năng của Microsoft 365.
Bước 4: Đặt một mật khẩu cho tài khoản Microsoft 365 và chọn “Tiếp theo”.
Bước 5: Nhập các thông tin cá nhân cần thiết như họ và tên.
Bước 6: Thêm ngày tháng năm sinh và mã xác thực để hoàn tất việc tạo tài khoản.
Bước 7: Sau khi tạo tài khoản, bạn có thể vào trang đăng nhập Outlook để truy cập vào tài khoản của mình.
Bước 8: Nhập địa chỉ email và mật khẩu để bắt đầu sử dụng Microsoft 365, từ đó bạn có thể truy cập Microsoft Forms.
Đăng nhập vào Microsoft Forms
Khi bạn đã có tài khoản Microsoft 365, hãy làm theo các bước sau để đăng nhập vào Microsoft Forms:
Bước 1: Truy cập vào trang Microsoft Forms tại https://forms.microsoft.com.
Bước 2: Nhấp vào “Đăng nhập” ở góc trên bên phải trang.
Bước 3: Nhập địa chỉ email và mật khẩu mà bạn vừa sử dụng đăng ký bên trên.
Bước 4: Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ được chuyển đến giao diện Microsoft Forms bạn có thể bắt đầu tạo khảo sát, phiếu thăm dò.
Cách tạo biểu mẫu mới (Web, OneDrive)
Cách tạo biểu mẫu mới trên Microsoft Forms rất đơn giản, bạn có thể tạo biểu mẫu mới qua web hoặc Onedriver như sau:
Tạo biểu mẫu bằng Web
Cách tạo biểu mẫu bằng Web gồm có các bước:
Bước 1: Truy cập vào đường dẫn https://forms.office.com. Nhấn vào ô “Sign in” và nhập thông tin tài khoản Outlook để đăng nhập.
Bước 2: Giao diện chính của Microsoft Forms sẽ hiển thị. Ở góc trái, nhấn vào ô “+New Form” để bắt đầu tạo một biểu mẫu mới.
Bước 3: Chọn ô “Questions” và đặt tiêu đề cho mẫu mới tại ô “Untitled form”. Để thêm các câu hỏi, hãy chọn “Add New”.
Bước 4: Bạn có thể thêm các loại câu hỏi khác nhau như “Choice”, “Rating”, “Text”, và “Date”.
Bước 5: Sau khi tạo câu hỏi, nhập văn bản cho câu hỏi và câu trả lời. Nếu câu hỏi có từ 2 đáp án trở lên, chọn tính năng “Add Option”. Bạn cũng có thể thiết lập trạng thái “Required” hoặc “Multiple answer” cho câu hỏi.
Bước 6: Các biểu tượng bên cạnh câu hỏi cho phép bạn tùy chỉnh vị trí hoặc chỉnh sửa chúng, bao gồm: “Copy question”, “Delete question”, “Move question up”, và “Move question down”.
Tạo biểu mẫu bằng OneDrive (Dành cho tổ chức)
Các bước để tạo biểu mẫu bằng Onedriver như sau:
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft 365 trên máy tính và đăng nhập bằng thông tin của cơ quan hoặc trường học.
Bước 2: Chọn mục “+Biểu mẫu”, sau đó chọn tiếp mục “Cho người dùng Excel” để chuẩn bị cho bước tiếp theo.
Bước 3: Nhập tên cho biểu mẫu, rồi chọn nút “Tạo” để hoàn tất việc tạo biểu mẫu mới. Lúc này, một tab mới dành riêng cho Microsoft Forms sẽ xuất hiện trên trình duyệt của bạn.
Bằng các bước trên, bạn có thể dễ dàng tạo và quản lý biểu mẫu trên Microsoft Forms, phục vụ cho nhu cầu làm việc hoặc học tập của mình.
Cách thay đổi mẫu giao diện và theme cho Microsoft Forms
Microsoft Forms có tính năng thay đổi mẫu giao diện và theme cho biểu mẫu một cách hiệu quả. Dưới đây là các bước cơ bản để bạn thay đổi giao diện:
Bước 1: Nhấn vào mục “Theme” trong giao diện chính. Tại đây, bạn sẽ thấy nhiều chủ đề có sẵn để chọn cho biểu mẫu của mình. Nếu bạn muốn cá nhân hóa hơn, hãy click vào biểu tượng “Photos” để sử dụng hình ảnh riêng.
Bước 2: Để tải ảnh từ máy tính, chọn “Upload”. Sau đó, tìm và chọn ảnh mà bạn muốn sử dụng, rồi nhấn nút “Open”. Ngay lập tức, mẫu giao diện và theme của biểu mẫu sẽ được thay đổi theo hình ảnh bạn đã chọn.
Cách xem trước biểu mẫu Microsoft Forms
Việc xem trước biểu mẫu trên Microsoft Forms rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hoàn thiện trước khi gửi. Dưới đây là các bước để xem trước biểu mẫu:
Bước 1: Chọn tính năng “Preview” mỗi khi bạn cần xem trước biểu mẫu, kiểm tra các câu hỏi và định dạng của biểu mẫu trước khi gửi đi.
Bước 2: Biểu mẫu sẽ được hiển thị dưới dạng phiên bản dành cho máy tính. Nếu bạn muốn xem biểu mẫu theo giao diện của điện thoại, hãy chọn “Mobile”.
Cách gửi biểu mẫu Microsoft Forms cho người khác
Việc gửi và chia sẻ biểu mẫu trên Microsoft Forms rất đơn giản và linh hoạt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể gửi biểu mẫu đến người khác:
Bước 1: Chọn biểu tượng “Send” để bắt đầu quá trình gửi và chia sẻ biểu mẫu.
Bước 2: Lựa chọn một trong các hình thức và nơi để chia sẻ biểu mẫu:
Chia sẻ dưới dạng liên kết: Chọn “Link” để tạo một đường link chia sẻ. Người nhận chỉ cần nhấp vào liên kết để truy cập biểu mẫu.
Tạo và chia sẻ theo dạng mã QR Code: Chọn “QR Code” để tạo mã QR. Người khác có thể quét mã này bằng điện thoại để truy cập vào biểu mẫu.
Tạo và nhúng mã lên website: Chọn “Embed” để nhận mã nhúng. Bạn có thể sử dụng mã này để chèn biểu mẫu vào trang web của mình.
Chia sẻ biểu mẫu bằng email: Chọn “Email” để gửi biểu mẫu trực tiếp qua email, sau đó nhập địa chỉ email của người nhận mà bạn muốn gửi.
Chia sẻ biểu mẫu qua mạng xã hội Facebook: Chọn “Facebook” để chia sẻ biểu mẫu trên trang cá nhân hoặc nhóm Facebook.
Chia sẻ biểu mẫu qua mạng xã hội Twitter: Chọn “Twitter” để chia sẻ biểu mẫu trên tài khoản Twitter của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể tạo đường liên kết chia sẻ cho phép những người nhận có quyền chỉnh sửa biểu mẫu của bạn. Việc này giúp bạn thu thập ý kiến hoặc phản hồi từ nhóm một cách hiệu quả hơn.
Cách tạo nhánh các câu hỏi điều kiện (Branching)
Tính năng Branching trong Microsoft Forms được dùng để tạo nhánh cho các câu hỏi dựa trên các đáp án trước đó, giúp biểu mẫu trở nên linh hoạt và phù hợp hơn với từng người dùng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để tạo các câu hỏi trong khảo sát:
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng “dấu 3 chấm” ở góc phải màn hình. Từ menu hiện ra, chọn tính năng “Branching”.
Bước 2: Tiếp theo, bạn sẽ thấy các tùy chọn để điều hướng đến các câu hỏi khác. Chọn mục “Go to” để xác định cách mà biểu mẫu sẽ hoạt động dựa trên các đáp án:
Chuyển sang câu hỏi kế tiếp (Next): Nếu bạn muốn người dùng đi tới câu hỏi tiếp theo.
Kết thúc biểu mẫu (End of the form): Nếu bạn muốn dừng biểu mẫu tại đây sau khi câu hỏi này.
Chuyển sang câu hỏi cụ thể: Để chuyển đến một câu hỏi số cụ thể, hãy chọn mục “What…” ngay bên dưới mục “End of the form” và chỉ định câu hỏi mà bạn muốn dẫn dắt người dùng đến.
Tính năng này giúp bạn tùy chỉnh trải nghiệm của người dùng, chỉ hiển thị các câu hỏi phù hợp với các đáp án mà họ đã chọn.
Cách tuỳ chỉnh thời gian trên Microsoft Forms
Việc thiết lập thời gian cho biểu mẫu trên Microsoft Forms có thể giúp bạn quản lý và tăng tỉ lệ chuyển đổi hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để tuỳ chỉnh thời gian cho biểu mẫu:
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng “dấu 3 chấm” ở góc phải của giao diện. Từ menu xuất hiện, chọn mục “Settings”.
Bước 2: Trong phần cài đặt, bạn sẽ thấy các tùy chọn để tuỳ chỉnh thời gian. Tại đây, hãy nhập thời gian cho các mục:
Start Date (Ngày bắt đầu): Nhập ngày mà bạn muốn biểu mẫu bắt đầu được nhận phản hồi.
End Date (Ngày kết thúc): Nhập ngày mà bạn muốn dừng việc nhận phản hồi cho biểu mẫu.
Sau khi hoàn tất, người dùng sẽ chỉ có thể truy cập và gửi phản hồi trong khoảng thời gian mà bạn đã thiết lập. Chức năng này giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian và đảm bảo rằng các phản hồi được thu thập trong khung thời gian mong muốn.
Cách kiểm tra kết quả khảo sát
Để đánh giá hiệu quả của biểu mẫu khảo sát, bạn có thể dễ dàng kiểm tra lượt bình chọn và phản hồi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để kiểm tra kết quả khảo sát:
Bước 1: Chọn mục “Send” của biểu mẫu. Tiếp theo, nhấn vào mục “Responses” để xem tất cả các lượt bình chọn.
Hiển thị kết quả trên file Excel: Nếu bạn muốn xuất kết quả sang file Excel, hãy chọn “Open in Excel”.
Xem kết quả tổng quát: Để xem tổng lượt bình chọn và người bình chọn, chọn “View results”. Tại đây, bạn sẽ thấy các biểu đồ và thống kê tổng quan về các câu hỏi trong biểu mẫu.
Bước 2: Nếu bạn muốn biết người tham gia đã bình chọn những đáp án nào một cách cụ thể, hãy chọn tính năng “Responder”.
Sau đó, bạn sẽ thấy danh sách các Responder (người tham gia) như Responder 1, Responder 2,... Chọn từng Responder theo thứ tự để xem đáp án mà họ đã chọn cho từng câu hỏi.
Cách tạo khảo sát ẩn danh
Khảo sát ẩn danh để bạn thu thập thông tin mà không kết nối các câu trả lời với bất kỳ thông tin nhận dạng nào về người tham gia. Điều này rất hữu ích trong việc thu thập phản hồi một cách trung thực và khách quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để tạo khảo sát ẩn danh:
Bước 1: Tạo một biểu mẫu khảo sát mới và thêm câu hỏi bạn muốn hỏi
Đăng nhập vào Microsoft Forms và chọn “New Form” để tạo một biểu mẫu mới.
Thêm các câu hỏi mà bạn muốn khảo sát. Bạn có thể sử dụng nhiều loại câu hỏi khác nhau như lựa chọn, đánh giá hoặc văn bản tự do.
Bước 2: Chuyển vào bảng Cài đặt
Nhấn vào dấu 3 chấm nằm ở góc phải màn hình.
Chọn “Settings” từ menu để mở bảng cài đặt.
Bước 3: Tắt tính năng ghi tên
Tại mục “Who can fill out this form”, bạn sẽ thấy lựa chọn “Record Name”.
“Bỏ chọn (Uncheck)” tùy chọn này để đảm bảo rằng tên của người tham gia không được ghi lại.
Sau khi hoàn tất các bước này, biểu mẫu của bạn sẽ trở thành khảo sát ẩn danh, cho phép người tham gia gửi phản hồi mà không cần lo lắng về việc bị nhận diện.
Với giao diện thân thiện và các tính năng linh hoạt, Microsoft Forms phù hợp cho cả cá nhân và tổ chức. Bằng cách làm theo các bước hướng dẫn đơn giản, người mới có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả công cụ này. Hãy bắt đầu khám phá và tận dụng Microsoft Forms để nâng cao trải nghiệm khảo sát của bạn!
>>> Xem thêm:
