Hướng dẫn cách tạo cuộc họp trong Zoom

Khó ai có thể phủ nhận được độ phổ biến của Zoom trong thời đại công nghệ số, khi mọi người có thể kết nối, học tập hay họp chiến lược với nhau từ bất kỳ nơi đâu. Vậy nên, việc nắm rõ cách dùng Zoom thế nào cho đúng cũng được coi là yêu cầu nhất thiết để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân. Trong bài viết này, Savitel sẽ giúp bạn biết cách tạo cuộc họp trên Zoom hiệu quả và đơn giản.

Cách tạo phòng họp, phòng học trực tuyến trên Zoom

Cách tạo cuộc họp trên Zoom cũng rất đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết trong từng trường hợp khác nhau mà bạn nên tham khảo. 

Cách tạo phòng Zoom trên điện thoại đơn giản nhất

1. Tạo phòng Zoom trên iPhone

Bước 1: Cài đặt ứng dụng Zoom 

Truy cập App Store trên iPhone của bạn và tìm kiếm ứng dụng Zoom. Sau khi tải về, mở ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản Google, Facebook hoặc Apple ID.

Bước 2: Bắt đầu cuộc họp mới 

• Sau khi đăng nhập, trên giao diện chính, bạn nhấn vào biểu tượng “New Meeting” (Cuộc họp mới) với biểu tượng camera. 

• Có thể bật hoặc tắt video theo nhu cầu rồi chọn “Start Meeting” (Bắt đầu cuộc họp) để mở phòng họp mới.

Bước 3: Mời người tham gia 

Khi cuộc họp đã bắt đầu, bạn có thể mời người khác tham gia bằng cách nhấn vào nút “Participants” (Người tham gia).

Sau đó chọn “Invite” (Mời) và “Copy Link” (Sao chép liên kết). 

2. Tạo phòng Zoom trên điện thoại Android

Bước 1: Cài đặt ứng dụng Zoom 

Truy cập Google Play Store, tìm kiếm Zoom và tải ứng dụng về máy. Sau khi cài đặt, mở ứng dụng và đăng nhập.

Bước 2: Tạo cuộc họp mới 

Tương tự iPhone, nhấn vào biểu tượng “Cuộc họp mới” và chọn các tùy chọn video hoặc âm thanh trước khi bắt đầu cuộc họp.

Bước 3: Chia sẻ liên kết tham gia 

Sau khi phòng họp đã mở, bạn cũng có thể sao chép liên kết phòng họp và chia sẻ nó với những người cần tham gia bằng cách chọn “Người tham gia” và “Mời”.

Cách tạo phòng Zoom trên máy tính đơn giản nhất

Bạn sẽ biết cách tạo Zoom Meeting trên máy tính một cách nhanh chóng với hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Cài đặt phần mềm Zoom và đăng ký tài khoản

Nếu chưa có phần mềm Zoom trên máy tính, bạn cần tải và cài đặt từ trang web chính thức. Sau đó, đăng ký một tài khoản miễn phí bằng cách sử dụng email hoặc tài khoản Google, Facebook.

Bước 2: Đăng nhập vào ứng dụng Zoom

Mở ứng dụng Zoom đã cài đặt trên máy tính và đăng nhập bằng tài khoản của bạn. Sau khi đăng nhập thành công, cửa sổ giao diện chính của Zoom sẽ xuất hiện.

Bước 3: Tạo cuộc họp mới

Ở giao diện chính, nhấn vào nút "New Meeting" (Cuộc họp mới), biểu tượng hình máy quay. 

Bước 4: Chia sẻ ID hoặc liên kết cuộc họp

Sau khi phòng họp được tạo, bạn sẽ thấy ID phòng và tùy chọn "Copy Invitation" để sao chép liên kết hoặc mã cuộc họp. Gửi thông tin này cho người tham gia để họ có thể truy cập vào phòng.

Bước 5: Tùy chỉnh cuộc họp

Trong khi cuộc họp đang diễn ra, bạn có thể quản lý người tham gia, bật/tắt camera và micro, chia sẻ màn hình, ghi lại cuộc họp hoặc kết thúc phòng họp. Các tùy chọn này nằm ở thanh công cụ dưới cùng của giao diện Zoom​.

Ngoài ra, nếu bạn muốn lên lịch cho một cuộc họp sau này, Zoom cũng cung cấp tùy chọn "Schedule" (Lên lịch) để bạn định sẵn ngày giờ. Với tính năng này, người dùng có thể tùy chỉnh thời gian, mật khẩu, và thông tin chi tiết về cuộc họp.

>>> Khám phá ngay: Giải pháp và thiết bị hội nghị truyền hình uy tín

Cách tạo phòng Zoom trên iPad đơn giản nhất

Bước 1: Cài đặt ứng dụng Zoom từ App Store

Trước tiên, hãy mở App Store trên iPad và tìm kiếm ứng dụng Zoom. Tải về và cài đặt ứng dụng này như bất kỳ ứng dụng nào khác.

Bước 2: Đăng nhập vào ứng dụng Zoom

Sau khi cài đặt xong, mở ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản Zoom của bạn. 

Bước 3: Tạo cuộc họp mới

• Tại giao diện chính của Zoom, nhấn vào biểu tượng "New Meeting" (Cuộc họp mới) có hình camera. 

• Chọn tùy chọn bật/tắt video và nhấn "Start a Meeting" (Bắt đầu cuộc họp).

Bước 4: Chia sẻ liên kết cuộc họp

• Sau khi phòng họp được mở, bạn có thể sao chép liên kết phòng hoặc mã cuộc họp bằng cách nhấn vào nút "Participants" (Người tham gia), sau đó chọn "Invite" (Mời).

• Tiếp theo, chọn "Copy Invite Link" (Sao chép liên kết mời) để gửi cho những người muốn mời tham gia.

Bước 5: Quản lý cuộc họp

Trong suốt cuộc họp, bạn có thể quản lý người tham gia, chia sẻ màn hình, ghi âm, và kết thúc cuộc họp bằng các công cụ có sẵn trên thanh điều khiển Zoom.

Cách tạo phòng Zoom họp, học online không giới hạn

Tạo phòng họp Zoom không giới hạn thời gian là một cách tối ưu để tránh học tập hoặc những cuộc họp dài. Cách làm cũng rất đơn giản, cụ thể như sau: 

1. Sử dụng tài khoản trả phí của Zoom

Zoom có chính sách cho người dùng miễn phí với thời gian họp tối đa là 40 phút cho các phòng họp có nhiều người tham gia. Để không bị giới hạn, cách đơn giản nhất là nâng cấp lên Zoom Pro hoặc các gói trả phí khác. 

Sử dụng tài khoản Zoom trả phí để nâng cao trải nghiệm

Những gói này cho phép bạn tổ chức các cuộc họp kéo dài lên đến 24 giờ mà không bị ngắt quãng. Ngoài ra, bạn còn được sử dụng nhiều tính năng mở rộng như phòng chờ, ghi âm cuộc họp, và hỗ trợ số lượng người tham gia nhiều hơn.

2. Sử dụng tài khoản giáo dục (.edu)

Zoom hỗ trợ các tài khoản email từ các cơ sở giáo dục, đặc biệt là các email có đuôi .edu, để cấp quyền truy cập không giới hạn thời gian cho các cuộc họp trực tuyến. 

Sử dụng tài khoản giáo dục (.edu) cũng là một cách tối ưu công việc họp online

Các tài khoản này thường được cấp miễn phí hoặc có những ưu đãi riêng dành cho học sinh, sinh viên và giảng viên​. Bạn có thể liên hệ với cơ sở giáo dục của mình để đăng ký email .edu và tận dụng tính năng này.

3. Cách sử dụng các tài khoản tạm thời (workaround)

Đối với người dùng không có tài khoản trả phí hoặc email .edu, có một mẹo thường được sử dụng là khởi động lại cuộc họp sau 40 phút nếu bị ngắt. Mặc dù đây không phải là cách tối ưu, nhưng vẫn giúp tiếp tục cuộc họp mà không cần trả thêm phí đăng ký.

Một số chức năng khác của Zoom

Một số chức năng khác của Zoom bạn nên biết

Zoom được đánh giá cao nhờ chứa nhiều tính năng giúp tối ưu quá trình học tập, họp hành và trao đổi thông tin. Dưới đây là một số chức năng khác của phần mềm này mà bạn nên biết: 

Các tab chức năng trên giao diện chính

• Home (Trang chủ): Đây là giao diện chính, nơi bạn có thể bắt đầu hoặc lên lịch một cuộc họp, chia sẻ màn hình hoặc tham gia các cuộc họp đã lên kế hoạch.

• Chat (Trò chuyện): Tính năng này cho phép bạn nhắn tin với đồng nghiệp hoặc các thành viên trong nhóm ngay trong ứng dụng. Bạn có thể chia sẻ tài liệu, gửi hình ảnh và tổ chức cuộc trò chuyện nhóm.

• Meetings (Họp): Đây là nơi lưu trữ tất cả các cuộc họp mà bạn đã lên lịch hoặc nhận được lời mời tham gia. Bạn có thể xem, chỉnh sửa hoặc hủy các cuộc họp ở đây.

• Contacts (Liên hệ): Chức năng này quản lý tất cả các liên hệ của bạn, cho phép bạn nhanh chóng mời người vào cuộc họp hoặc trò chuyện riêng với họ.

Các lựa chọn trên giao diện chính

• New Meeting (Tạo phòng họp mới): Tính năng này cho phép bạn mở ngay một phòng họp mới và bắt đầu một cuộc họp trực tuyến chỉ với vài cú nhấp chuột.

• Schedule (Lên lịch cuộc họp): Bạn có thể lên lịch trước cho các cuộc họp tương lai, bao gồm cài đặt thời gian, gửi lời mời và quản lý thời gian họp hiệu quả.

• Share Screen (Chia sẻ màn hình): Tính năng này cho phép bạn chia sẻ màn hình máy tính của mình với những người tham gia, rất hữu ích khi cần thuyết trình hoặc hướng dẫn trực tiếp.

Các thiết bị được chứng nhận Zoom Meeting cho hội nghị online

Một số thiết bị công nghệ được chứng nhận Zoom Meeting cho hội nghị online

Khi tổ chức các cuộc họp trực tuyến, người dùng có thể sử dụng thiết bị được chứng nhận bởi Zoom để nâng cao chất lượng âm thanh, hình ảnh và tương tác. Một số thiết bị cần dùng có thể kể đến như:

• Camera họp trực tuyến: Các camera họp trực tuyến chuyên dụng giúp nâng cao chất lượng video cho các cuộc họp. Một số dòng thiết bị nổi bật bao gồm Poly Studio P15 và Poly Studio R30 của hãng Polycom, được thiết kế để mang lại hình ảnh sắc nét, chất lượng cao, và dễ dàng kết nối với Zoom. 

• Màn hình tương tác thông minh: Màn hình tương tác thông minh không chỉ giúp hiển thị hình ảnh rõ nét mà còn tích hợp khả năng viết và tương tác trực tiếp trên màn hình. Các dòng màn hình được đánh giá cao có thể kể đến như Avocor và DTEN là lựa chọn lý tưởng cho những cuộc họp yêu cầu sự tương tác cao.

• Màn hình chuyên dụng quảng cáo: Đối với những buổi hội nghị trực tuyến lớn hoặc sự kiện, màn hình chuyên dụng quảng cáo giúp hiển thị nội dung một cách sống động và rõ ràng. Chúng được thiết kế để chạy liên tục mà không bị giảm chất lượng.

• Hệ thống âm thanh: Một hệ thống âm thanh tốt là yếu tố then chốt để đảm bảo cuộc họp trực tuyến không bị gián đoạn bởi tiếng ồn hoặc âm thanh kém. Các thiết bị như Poly Studio Bar và Poly Studio E70 được tích hợp micro hiện đại với khả năng lọc tiếng ồn xung quanh, giúp truyền tải âm thanh rõ ràng và không bị rè. 

• Camera giám sát: Camera giám sát được sử dụng trong các cuộc họp trực tuyến giúp quản lý và theo dõi tình hình cuộc họp từ xa. Đây là một giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp lớn hoặc các tổ chức có nhiều chi nhánh muốn theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình cuộc họp một cách chuyên nghiệp.

Có thể thấy, việc tạo dựng một hệ thống máy móc hỗ trợ họp Zoom đủ tốt là điều không phải ai cũng có thể thực hiện được. Hiểu được điều này, SAVITEL đã ra đời với mục tiêu cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong việc cung cấp, lắp đặt và cấu hình các thiết bị phục vụ hội nghị trực tuyến. 

Savitel - đơn vị cung cấp dịch vụ lắp đặt thiết bị hội nghị trực tuyến uy tín hàng đầu

Với đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp và kinh nghiệm sâu rộng, chúng tôi tự hào mang đến các dịch vụ tốt nhất, bao gồm:

• Cung cấp thiết bị từ các hãng lớn. Chỉ nhập các sản phẩm chính hãng từ những thương hiệu uy tín như Poly, Avocor, DTEN...

• Đội ngũ của SAVITEL luôn sẵn sàng tư vấn những sản phẩm có cấu hình tương đương hoặc cao hơn thiết bị hiện tại của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hiệu suất và chi phí.

• Cam kết lắp đặt thiết bị một cách nhanh chóng, không gây ảnh hưởng đến quy trình làm việc của doanh nghiệp.

• Đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp 24/7, đảm bảo các thiết bị hoạt động ổn định và liên tục.

• Sẵn sàng cung cấp demo và lắp đặt thử thiết bị miễn phí để khách hàng có thể trải nghiệm trước khi quyết định mua hàng.

• Cam kết cung cấp các thiết bị với giá cả cạnh tranh nhất trên thị trường, đi kèm với chính sách bảo hành đầy đủ và rõ ràng.

Và đó là một số thông tin hướng dẫn cách tạo cuộc họp trên Zoom. Như bạn có thể thấy, việc này cũng không quá phức tạp. Tuy vậy, nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp công nghệ tiên tiến cho hội nghị trực tuyến, hãy liên hệ ngay với SAVITEL  để được tư vấn và cung cấp dịch vụ lắp đặt nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất!

Khám phá sản phẩm: jabra speak 710