Zoom từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu để kết nối mọi người ở khắp nơi bất kể khoảng cách địa lý. Trong đó, tính năng Breakout Rooms (chia nhỏ phòng họp) nổi bật như một giải pháp hiệu quả giúp các cuộc họp lớn trở nên linh hoạt hơn trong việc tương tác . Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách chia phòng trong Zoom thế nào cho chuẩn. Nếu đây cũng đang là thắc mắc của bạn thì hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của SAVITEL nhé!

Hiểu về tính năng Breakout Rooms (Chia nhỏ phòng họp) trong Zoom

Breakout Rooms là một trong những tính năng cơ bản trong Zoom, giúp người chủ trì (host) phân chia cuộc họp lớn thành các nhóm nhỏ để thảo luận riêng, hỗ trợ rất tốt cho môi trường học tập và làm việc nhóm trực tuyến. Mỗi nhóm nhỏ hoạt động độc lập với các tính năng tương tự như phòng họp chính, từ đó tối ưu hóa quá trình sử dụng.

Tìm hiểu về tính năng Breakout Rooms trong Zoom

Tùy theo phiên bản Zoom mà bạn sử dụng, tính năng này cho phép người dùng chia tối đa 50 phòng và mỗi phòng có thể chứa tới 200 người tham gia. Người chủ trì có thể sắp xếp người tham dự một cách ngẫu nhiên hoặc theo ý muốn và có thể di chuyển giữa các phòng để giám sát các cuộc thảo luận. Ngoài ra, host cũng có thể bật hoặc tắt Breakout Rooms tùy ý trong suốt quá trình họp .

Cách chia nhóm nhỏ trong Zoom trước cuộc họp

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách chia phòng trong Zoom để bạn có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng.

Bước 1: Kích hoạt tính năng chia nhỏ phòng

  • Đăng nhập vào cổng thông tin Zoom

  • Chọn tab "Settings" (Cài đặt) và bật tùy chọn "Breakout room"

  • Tìm phần "Meeting" (Phòng họp) và nhấp vào “My Meeting” trong phần Upcoming Mettings

Bước 2: Lên lịch cuộc họp 

  • Truy cập tab "My Meetings" (Cuộc họp) và nhấp vào "Edit this meeting" (Lên lịch cuộc họp)

  • Trong phần "Breakout Room pre-assign” (Chia nhóm nhỏ trước)

Bước 3: Tạo và lập nhóm nhỏ

  • Sau khi phòng họp đã được thiết lập, nhấp vào biểu tượng "+" để thêm người tham gia

  • Bạn có thể đổi tên các phòng bằng cách nhấp vào biểu tượng bút chì bên cạnh tên phòng mặc định

  • Để xếp người tham gia vào từng phòng, hãy sử dụng ô tìm kiếm để nhập tên hoặc địa chỉ email của họ​

  • Sau khi đã hoàn thành các tùy chỉnh như ý muốn, bạn chọn “Save” (Lưu) để chuẩn bị cho cuộc họp sắp tới

 

Bước 5: Quản Lý Các Nhóm Nhỏ

Khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể mở tất cả các phòng nhỏ để bắt đầu phiên thảo luận. Bạn cũng có thể quản lý các phòng này bằng cách di chuyển, đổi tên hoặc gán lại người tham gia nếu cần. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập thời gian đếm ngược cho phiên họp, giúp người tham gia biết còn bao lâu nữa đến khi phiên thảo luận kết thúc​.

Cách chia nhóm trong Zoom khi đang họp

Bên cạnh cách chia phòng trong Zoom kể trên, bạn cũng có thể tạo từng group nhỏ ngay khi đang họp bằng cách sau: 

Bước 1: Kích hoạt tính năng Breakout Rooms

  • Chọn My Account ở góc phải màn hình

  • Vào phần Settings và tìm đến mục In Meeting (Advanced)

  • Chọn mục Breakout Room để kích hoạt tính năng​

Bước 2: Tạo và quản lý Breakout Rooms

  • Trong cuộc họp Zoom, nhấn vào Breakout Rooms ở thanh công cụ dưới cùng

  • Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại Create Breakout Rooms, nơi bạn có thể chọn số lượng phòng muốn tạo và cách phân chia người tham gia: Automatic (tự động) hoặc Manually (thủ công)​

  • Sau khi thiết lập xong, nhấn Create Rooms để tạo phòng

Bước 3: Tùy chỉnh cài đặt cho Breakout Rooms

Bạn có thể tùy chỉnh thêm các tùy chọn cho Breakout Rooms của mình bằng cách nhấn vào Options trong hộp thoại tạo phòng. Một số tùy chọn hữu ích thường dùng có thể kể đến như:

  • Move all participants into breakout rooms automatically: Tự động chuyển tất cả người tham gia vào phòng đã chỉ định

  • Breakout rooms close automatically affter: Tự động đóng phòng sau một khoảng thời gian nhất định

  • Notify me when the time is up: Gửi thông báo đến tất cả các phòng​

Bước 4: Khởi động phiên làm việc trong Breakout Rooms

Khi đã hoàn tất các thiết lập, bạn có thể nhấn Open All Rooms để bắt đầu phiên làm việc. Người tham gia sẽ nhận được thông báo để tham gia vào phòng được chỉ định​. Bạn cũng có thể di chuyển giữa các phòng để giám sát và hỗ trợ nếu cần.

>>> Có thể bạn quan tâm: Giải pháp và thiết bị hội nghị truyền hình chuyên nghiệp

 

Một số tính năng khi họp theo nhóm trong Zoom

Khi tổ chức cuộc họp theo nhóm trên Zoom, bạn có thể tận dụng nhiều tính năng hữu ích để cải thiện trải nghiệm cho người tham gia. Tiêu biểu có thể kể đến một số tính năng hữu ích như: 

  • Chia sẻ nội dung và âm thanh đến tất cả các phòng: Với tư cách là người chủ trì cuộc họp, bạn có thể phát video, chia sẻ màn hình và âm thanh từ phiên chính đến tất cả các phòng nhóm. Điều này rất hữu ích khi bạn cần tất cả các nhóm thảo luận về một nội dung cụ thể mà không cần đưa họ quay lại phiên chính.

  • Phát thông báo và tin nhắn: Zoom cho phép người dùng phát thông báo hoặc gửi tin nhắn văn bản và âm thanh đến tất cả các phòng nhóm cùng lúc. Tính năng này giúp bạn dễ dàng thông báo về thời gian còn lại hoặc các hướng dẫn cụ thể cho người tham gia mà không cần gián đoạn cuộc thảo luận.

  • Ghé thăm phòng nhóm: Host có thể ghé thăm từng phòng nhóm để quan sát và hỗ trợ người tham gia khi cần. Từ đó đảm bảo rằng tất cả các nhóm đều đang thảo luận đúng hướng và có sự tham gia tích cực từ mọi người.

Một số tính năng khi họp theo nhóm trong Zoom

  • Hẹn giờ cho các phòng nhóm: Tính năng hẹn giờ giúp bạn kiểm soát thời gian của từng phiên thảo luận trong các phòng nhóm và tự động đưa mọi người trở lại phiên chính khi hết giờ. 

  • Chuyển đổi người tham gia giữa các phòng: Bạn có thể dễ dàng tìm và di chuyển người tham gia giữa các phòng nhóm nếu cần thay đổi cấu trúc nhóm. Zoom còn cung cấp tính năng Randomize để tạo các nhóm ngẫu nhiên, giúp tăng tính sáng tạo và tương tác giữa các thành viên.

Giải đáp một số thắc mắc về cách chia phòng trong zoom

Sau khi đã hiểu được cách chia phòng trong Zoom, hãy cùng  SAVITEL giải đáp một số thắc mắc thường gặp xoay quanh chủ đề này để giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất nhé!

Breakout Room nên sử dụng trong những trường hợp nào?

Tính năng Breakout Room của Zoom giúp chia một buổi họp lớn thành các nhóm nhỏ hơn, tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận, làm việc nhóm hoặc các hoạt động mang tính tương tác cao.

Breakout Room thường được ứng dụng trong những trường hợp nào?

Ví dụ như trong các dịp tổ chức các buổi họp đa chi nhánh hoặc phòng ban. Doanh nghiệp có thể sử dụng Breakout Room để chia thành các nhóm làm việc theo phòng ban hoặc chi nhánh để thảo luận về hiệu quả công việc hoặc giải quyết vấn đề riêng của mỗi nhóm. Sau đó, toàn bộ nhóm lớn có thể quay lại để tổng hợp và chia sẻ những gì họ đã thảo luận, giúp tối ưu hóa thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

Có thể gửi tin nhắn chung cho tất cả các Breakout Room được không?

Có, bạn có thể gửi tin nhắn văn bản hoặc thông báo âm thanh đến tất cả các Breakout Room trong Zoom. Người chủ trì cuộc họp có thể sử dụng tính năng "Broadcast" để gửi thông báo hoặc hướng dẫn chung đến mọi người trong tất cả các phòng. Điều này rất hữu ích khi bạn cần thông báo về thời gian còn lại hoặc đưa ra chỉ dẫn mới mà không cần kết thúc các phiên Breakout​.

Chia phòng trong Zoom có những nhược điểm nào?

Chia phòng trong Zoom có những nhược điểm nào?

Mặc dù tính năng Breakout Room rất hữu ích, nhưng vẫn có một số nhược điểm cần cân nhắc:

  • Thiếu giám sát: Người chủ trì có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi toàn bộ cuộc thảo luận của các nhóm nhỏ, dẫn đến việc mất kiểm soát hoặc không biết nhóm nào đang gặp khó khăn​

  • Cấu hình phức tạp: Việc cài đặt và phân chia phòng có thể mất thời gian, đặc biệt đối với những cuộc họp lớn, gây mất tập trung cho người tham gia​

  • Kết nối không ổn định: Nếu một số người tham gia có kết nối mạng yếu, việc chia phòng có thể gây ra lỗi kết nối hoặc gặp khó khăn trong việc di chuyển giữa các phòng​

Hiểu được những khó khăn trong công tác chuẩn bị các cuộc họp trực tuyến, hiện nay cũng có khá nhiều đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp, đáng tin cậy, tiêu biểu có thể kể đến SAVITEL. Với thâm niên hoạt động lâu năm và sự nỗ lực phát triển không ngừng nghỉ, đây được xem là đối tác tin cậy để tối ưu hóa trải nghiệm hội nghị trực tuyến.

SAVITEL cung cấp giải pháp họp doanh nghiệp uy tín hàng đầu

Hiện tại SAVITEL chuyên cung cấp các gói dịch vụ Zoom tùy chỉnh cho doanh nghiệp, từ các giải pháp quản lý tài khoản cho tổ chức đến tích hợp Zoom vào hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng được đánh giá cao với đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật Zoom trực tuyến chuyên nghiệp, thân thiện, giúp người dùng giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.

Lời kết

Mong rằng thông qua bài viết này, bạn đã hiểu hơn về cách chia phòng trong Zoom. Nhìn chung, chia nhóm nhỏ là một công cụ tiện lợi giúp tối ưu hóa sự tương tác và làm cho các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn. Và đừng quên liên hệ tới SAVITEL để tham khảo các dịch vụ nâng cao Zoom chuyên nghiệp với chi phí phải chăng nhé!