Huddle là gì? Các nguyên tắc trong Huddle
Khác xa với những cuộc họp truyền thống dài dòng, mệt mỏi Huddle là phương thức giao tiếp ngắn gọn, trọng tâm và năng động trong thời gian ngắn. Vậy Huddle là gì? Làm thế nào để áp dụng hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp? SAVITEL sẽ cùng bạn phân tích rõ trong bài viết này.
Huddle là gì? Lợi ích khi thực hiện
Huddle là phương thức họp trực tuyến chuyên nghiệp được thiết kế để kết nối nhanh chóng giữa các thành viên trong một nhóm làm việc. Khác biệt so với các cuộc họp truyền thống, Huddle có đặc trưng bởi thời gian ngắn gọn (dưới 20 phút), tập trung vào việc cập nhật trực tiếp tình hình công việc và giải quyết những khó khăn phát sinh.
Lợi ích của Huddle là công cụ này quản lý chiến lược rất tốt, giúp người lãnh đạo nắm bắt kịp thời diễn biến công việc. Thông qua những cuộc họp ngắn, các thành viên được tạo điều kiện để chia sẻ thông tin, đồng bộ hóa mục tiêu. Cộng với đó các thành viên điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt, từ đó nâng cao năng suất và gắn kết đội nhóm.
Các nguyên tắc trong Huddle là gì?
Khi thực hiện các cuộc họp Huddle, bản thân bạn cần chú ý tới các nguyên tắc dưới đây:
Xác định mục tiêu họp rõ ràng
Mục tiêu là yếu tố then chốt quyết định thành công của cuộc họp Huddle. Trước khi triệu tập, người chủ trì cần xác định một cách chính xác mục đích cuộc họp. Dù đó là cập nhật tiến độ dự án, giải quyết vấn đề tồn đọng hay lên kế hoạch cho tuần tiếp theo cũng cần chuẩn bị thật kỹ. Việc làm rõ mục tiêu giúp các thành viên tập trung và tránh được những cuộc thảo luận lan man, vô bổ.
Chuẩn bị nội dung họp chi tiết
Chuẩn bị nội dung là bước quan trọng để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của cuộc họp. Người chủ trì nên lập một danh sách các chủ đề cần thảo luận, đồng thời chuẩn bị những câu hỏi định hướng giúp các thành viên dễ dàng nắm bắt và chia sẻ thông tin. Việc thu thập thông tin từ các thành viên trước cuộc họp sẽ giúp cuộc thảo luận diễn ra mượt mà và sâu sắc hơn.
Kiểm soát thời gian họp chặt chẽ
Thời gian là yếu tố then chốt trong phương pháp Huddle. Cuộc họp nên được giới hạn trong khoảng 15-20 phút, thường được tổ chức vào đầu buổi sáng để đảm bảo năng lượng và sự tập trung của mọi người. Người chủ trì cần có kỹ năng điều khiển cuộc họp, không cho phép các thảo luận lan man và luôn kiểm soát chặt chẽ tiến trình để đạt được mục tiêu đề ra.
Lựa chọn sử dụng thêm các thiết bị hỗ trợ
Lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp có thể nâng cao đáng kể hiệu quả của cuộc họp Huddle. Đối với các nhóm làm việc trực tiếp việc sử dụng bảng trắng, màn hình tương tác thông minh sẽ giúp các thông tin trở nên trực quan và dễ nắm bắt.
Với các nhóm làm việc từ xa, các nền tảng trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet sẽ là lựa chọn tối ưu, giúp kết nối mọi thành viên một cách dễ dàng và hiệu quả.
>>> Xem thêm:
Kết thúc cuộc họp nhanh gọn, có kết quả
Phần kết của cuộc họp Huddle quan trọng không kém phần mở đầu. Người chủ trì cần đảm bảo rằng mọi thành viên đều nắm rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm và kết quả mong muốn sau cuộc họp. Việc tóm tắt ngắn gọn những điểm chính, phân công công việc cụ thể và đặt ra các mốc thời gian để theo dõi tiến độ sẽ giúp cuộc họp trở nên thực sự hiệu quả và có ý nghĩa.
Các thiết bị cần thiết trong Huddle
Khi thực hiện các cuộc họp Huddle, mọi người đặc biệt là người chủ trì cuộc họp cần chú ý chuẩn bị các thiết bị cần thiết dưới đây:
Màn hình tương tác thông minh
Màn hình tương tác là trợ thủ đắc lực cho các cuộc họp Huddle hiện đại. Thiết bị này dùng cho các thành viên trực tiếp tương tác, chỉnh sửa tài liệu, chia sẻ ý tưởng một cách trực quan và nhanh chóng.
>>> Xem thêm: Các dòng màn hình tương tác thông minh bán chạy nhất tại SAVITEL
Bảng trắng điện tử
Bảng trắng điện tử giúp ghi chép và chia sẻ ý tưởng một cách linh hoạt. Tính năng lưu trữ và đồng bộ hóa ngay lập tức giúp mọi thành viên dễ dàng truy cập và theo dõi nội dung sau cuộc họp.
Webcam, thiết bị trình chiếu chất lượng cao
Webcam, thiết bị trình chiếu chuyên nghiệp đảm bảo chất lượng hình ảnh rõ nét cho các cuộc họp trực tuyến. Thiết bị này giúp tăng tính tương tác và giao tiếp trực quan giữa các thành viên, đặc biệt là khi làm việc từ xa.
>>> Xem thêm: Các thiết bị trình chiếu không dây bán chạy tại SAVITEL
Micro chống ồn
Micro chuyên nghiệp với công nghệ chống ồn giúp loại bỏ tối đa tiếng ồn môi trường, đảm bảo âm thanh trong cuộc họp luôn rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ nghe.
>>> Xem thêm: Các dòng thiết bị âm thanh bán chạy tại SAVITEL
Laptop hiện đại
Laptop là thiết bị trung tâm để kết nối và điều hành cuộc họp Huddle. Máy tính với cấu hình mạnh, kết nối internet ổn định sẽ giúp việc trình chiếu, chia sẻ tài liệu diễn ra mượt mà.
Bút cảm ứng điện tử
Bút cảm ứng là công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho việc ghi chú và chỉnh sửa trực tiếp trên màn hình. Nó giúp các thành viên tương tác một cách trực quan và nhanh chóng với các tài liệu số.
Adapter kết nối đa năng
Adapter kết nối giúp kết nối linh hoạt giữa các thiết bị khác nhau. Nó hỗ trợ việc chia sẻ màn hình, kết nối các thiết bị ngoại vi một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Hệ thống camera góc rộng
Camera góc rộng cho phép capture toàn bộ không gian họp, đặc biệt hữu ích cho các cuộc họp Huddle. Thiết bị này giúp những thành viên tham dự từ xa có thể nhìn thấy toàn cảnh phòng họp một cách tự nhiên.
Các lưu ý khi thực hiện Huddle là gì?
Trong quá trình thực hiện các cuộc họp Huddle, người chủ trì và các thành viên cần chú ý các vấn đề dưới đây:
Không lan man: Huddle là cuộc họp ngắn, thường kéo dài 15-20 phút. Người chủ trì cần quản lý thời gian rất nghiêm ngặt, không để các thành viên trình bày quá dài hay lan man. Mỗi thành viên nên giới hạn thời gian phát biểu từ 2-3 phút.
Không nói các vấn đề riêng tư: Cuộc họp chỉ tập trung vào các vấn đề then chốt và tiến độ công việc hiện tại. Tránh sa đà vào các chi tiết không quan trọng hay những cuộc thảo luận không liên quan trực tiếp đến mục tiêu nhóm.
Không chỉ trích phán xét cá nhân: Tạo môi trường an toàn để mọi thành viên thoải mái chia sẻ khó khăn và thách thức. Không khí không phán xét sẽ giúp nhóm nhanh chóng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và xây dựng.
Mỗi thành viên chủ động chuẩn bị kỹ thông tin khi tham gia: Mỗi thành viên cần chuẩn bị thông tin ngắn gọn về tiến độ công việc giúp cuộc họp diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, tránh lãng phí thời gian của cả nhóm.
Phân việc rõ ràng qua mỗi lần Huddle: Kết thúc mỗi Huddle, phải rõ ràng về nhiệm vụ của từng cá nhân. Mỗi thành viên cần nắm được vai trò và trách nhiệm cụ thể trong giai đoạn tiếp theo.
Nếu nhiều vấn đề nên tổ chức cuộc họp khác chuyên sâu: Nếu phát sinh vấn đề phức tạp, không nên thảo luận chi tiết trong Huddle. Thay vào đó, lên lịch cuộc họp riêng để giải quyết chuyên sâu sau đó.
Có người ghi chép cuộc họp: Nên chỉ định một người ghi chép các điểm chính và nhiệm vụ được giao. Sau cuộc họp, chia sẻ biên bản để mọi người cùng nắm rõ và theo dõi tiến độ.
Các thông tin về khái niệm Huddle là gì đã được cung cấp rất rõ ràng. Bằng cách áp dụng đúng các nguyên tắc, doanh nghiệp có thể chuyển hóa những cuộc họp ngắn thành động lực tăng năng suất lao động, hướng đến mục tiêu chung một cách hiệu quả nhất.
