Giải pháp phòng họp không giấy hiện đại, tiết kệm

Phòng họp không giấy được xem như xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, cải thiện hiệu suất và bảo vệ môi trường. Giải pháp này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra môi trường làm việc thông minh, chuyên nghiệp hơn. Và để hiểu rõ hơn về chủ đề này, hãy tham khảo bài viết dưới đây của SAVITEL. 

Phòng họp không giấy là gì?

Phòng họp không giấy là một giải pháp công nghệ hiện đại, thay thế việc sử dụng tài liệu giấy truyền thống trong các cuộc họp bằng hệ thống kỹ thuật số. Thay vì in ấn và phân phát hàng loạt tài liệu, các thành viên tham gia có thể truy cập, chia sẻ và tương tác với thông tin thông qua các thiết bị điện tử như máy tính bảng, màn hình cảm ứng hoặc bảng trắng điện tử. 

Phòng họp không giấy là gì?

Hệ thống này thường được tích hợp với phần mềm quản lý tài liệu và kết nối mạng, cho phép người dùng truy cập và chỉnh sửa tài liệu từ xa, đồng thời tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả trong quá trình hợp tác nhóm. 

Lợi ích khi áp dụng phòng họp không giấy 

Chuyển đổi công nghệ trong môi trường doanh nghiệp là một quá trình thiết yếu trong bổi cảnh ứng dụng công nghệ số phát triển vượt bậc. Dưới đây là một số lý do sẽ thuyết phục bạn cân nhắc ứng dụng giải pháp phòng họp không giấy ngay hôm nay: 

Tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa ngân sách

Theo báo cáo từ The World Counts, trung bình một nhân viên văn phòng sử dụng đến 10.000 tờ giấy mỗi năm, trong đó 45% lượng giấy này bị vứt bỏ ngay sau khi in. Việc chuyển sang phòng họp không giấy giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí in ấn, mua sắm vật tư và bảo trì máy móc. Thay vì tốn hàng trăm triệu đồng mỗi năm cho giấy tờ, doanh nghiệp có thể đầu tư vào các công cụ số hóa hiệu quả hơn.

Nâng cao hiệu suất làm việc và tính linh hoạt

Phòng họp không giấy mang đến sự tiện lợi và linh hoạt chưa từng có. Thay vì mất thời gian tìm kiếm tài liệu in ấn, nhân viên có thể truy cập ngay lập tức các tài liệu số hóa thông qua hệ thống quản lý tập trung. Con số thống kê từ Forbes đã khẳng định điều này khi 68% doanh nghiệp áp dụng công nghệ số hóa trong họp hành đã ghi nhận sự cải thiện đáng kể về hiệu suất làm việc và tốc độ ra quyết định.

Đảm bảo an toàn thông tin và dễ dàng lưu trữ

Trên thực tế, giấy tờ dễ bị thất lạc, hư hỏng hoặc rơi vào tay người không mong muốn. Trong khi đó, phòng họp không giấy sử dụng các công cụ mã hóa và bảo mật đám mây, giúp thông tin được bảo vệ an toàn tuyệt đối. Ngoài ra, việc lưu trữ dữ liệu số hóa cũng tiết kiệm không gian và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

Phù hợp với xu hướng làm việc từ xa và hybrid

Khi làm việc từ xa và hybrid trở thành xu hướng toàn cầu, phòng họp không giấy là giải pháp tối ưu để kết nối các thành viên trong team. Các công cụ như Google Workspace, Microsoft Teams hay Zoom cho phép chia sẻ tài liệu, ghi chú và thảo luận trực tuyến một cách liền mạch, dù bạn đang ở bất kỳ đâu.

Bảo vệ môi trường và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp xanh

Một nghiên cứu khác từ Environmental Paper Network cũng chỉ ra ngành công nghiệp giấy là một trong những ngành tiêu thụ nhiều năng lượng và phát thải khí nhà kính lớn nhất. Bởi vậy, với phòng họp không giất, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu lượng rác thải mà còn góp phần bảo vệ tài nguyên rừng. Điều này góp phần không nhỏ trong xây dựng hình ảnh doanh nghiệp có trách nhiệm với môi trường, thu hút sự quan tâm của khách hàng và đối tác.

Giải pháp phòng họp không giấy từ SAVITEL 

SAVITEL là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực họp doanh nghiệp trực tuyến chất lượng cao.  Chúng tôi chuyên cung cấp các thiết bị hội nghị trực tuyến tiên tiến, như camera hội nghị USB, loa hội nghị và màn hình LED chất lượng cao. 

Giải pháp quản lý tài liệu điện tử

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số, SAVITEL cung cấp giải pháp quản lý tài liệu điện tử, giúp lưu trữ, chia sẻ và quản lý tài liệu một cách hiệu quả. Hệ thống này cho phép người dùng truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi, đồng thời đảm bảo tính bảo mật cao và phân quyền truy cập linh hoạt. 

Hệ thống âm thanh chất lượng cao

SAVITEL cung cấp các giải pháp âm thanh chuyên nghiệp cho phòng họp, như hệ thống loa, micro và thiết bị xử lý âm thanh từ các thương hiệu hàng đầu như Shure, Bosch, Toa,… Hệ thống âm thanh của SAVITEL đảm bảo chất lượng âm thanh rõ ràng, không bị nhiễu, giúp mọi thành viên trong cuộc họp nghe và trao đổi thông tin một cách hiệu quả.

Tư vấn và hỗ trợ

Với phương châm "Chất lượng luôn đặt lên hàng đầu", SAVITEL cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ khách hàng tận tâm. Đội ngũ chuyên gia của SAVITEL sẵn sàng lắng nghe nhu cầu của khách hàng, đề xuất giải pháp phù hợp và hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình triển khai. Ngoài ra, SAVITEL còn cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị hội nghị truyền hình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu mà vẫn đảm bảo chất lượng cuộc họp. 

Tại sao nên chọn SAVITEL trong triển khai phòng họp không giấy? 

SAVITEL với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) và Viễn thông, tự hào là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam, được hàng ngàn khách hàng tin tưởng lựa chọn. Với cơ cấu tổ chức chuyên nghiệp và đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, SAVITEL cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp công nghệ tiên tiến, đặc biệt trong việc triển khai phòng họp không giấy.

Tại sao nên chọn SAVITEL trong triển khai phòng họp không giấy?

Theo đó, SAVITEL đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong việc tư vấn và triển khai các giải pháp phòng họp không giấy cho nhiều doanh nghiệp và tổ chức. Chúng tôi hiểu rõ nhu cầu cụ thể của từng khách hàng và luôn đề xuất những giải pháp phù hợp nhất, đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Ngoài ra, SAVITEL cũng đang là đối tác và nhà phân phối chính thức của nhiều hãng công nghệ uy tín như AVer, Poly, ITC, Samsung, Shure, Extron,... Qua đó giúp đơn vị cung cấp đa dạng các thiết bị và giải pháp phòng họp không giấy chất lượng cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Tại SAVITEL, chất lượng luôn được đặt lên hàng đầu, bao gồm cả chất lượng sản phẩm, kỹ thuật thi công và dịch vụ sau bán hàng như bảo hành, bảo dưỡng. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình triển khai và vận hành, đảm bảo hệ thống phòng họp không giấy hoạt động ổn định và hiệu quả nhất.

Lời kết

Chuyển đổi sang phòng họp không giấy không chỉ là xu hướng mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và phát triển bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiện đại, toàn diện cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay với Savitel để được tư vấn và trải nghiệm công nghệ họp thông minh mới nhất nhé!