Tổng quan về chính phủ không giấy (Paperless)

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của chính phủ Việt Nam, chính phủ không giấy không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu cấp thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động, minh bạch hóa quy trình và phục vụ người dân tốt hơn. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về chính phủ không giấy, từ khái niệm, lợi ích, cơ sở pháp lý đến những thách thức và cơ hội mà nó mang lại cho Việt Nam.

Chính phủ không giấy là gì?

Chính phủ không giấy (paperless government) là mô hình cơ quan nhà nước chuyển đổi các quy trình hành chính từ môi trường truyền thống sang môi trường điện tử. Điều này bao gồm số hóa dữ liệu, văn bản, sử dụng chữ ký số và cung cấp các thủ tục hành chính trực tuyến. Mục tiêu của chính phủ không giấy là giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của chính quyền. Mô hình này cũng góp phần vào việc xây dựng chính phủ số, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp tiếp cận các dịch vụ công một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Các thành phần cấu thành mô hình

Cổng Dịch vụ công quốc gia và Trục liên thông văn bản

Cổng Dịch vụ công quốc gia và Trục liên thông văn bản là hai yếu tố quan trọng trong việc kết nối các cơ quan nhà nước, giúp trao đổi văn bản điện tử hiệu quả hơn. Cổng dịch vụ này cung cấp nền tảng cho công dân và doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ trực tuyến, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Trục liên thông văn bản giúp gửi nhận tài liệu điện tử giữa các đơn vị nhà nước an toàn và nhanh chóng, dự kiến tiết kiệm khoảng 1.200 – 1.400 tỷ đồng mỗi năm.

Tài khoản định danh điện tử và Chữ ký số

Tài khoản định danh điện tử và chữ ký số là cần thiết để xác thực danh tính và bảo đảm tính pháp lý cho giao dịch điện tử. Tài khoản này gắn với CCCD có chip, giúp người dân xác thực dễ dàng.

Chữ ký số bảo vệ tính toàn vẹn của văn bản, tương đương chữ ký tay. Một số địa phương miễn phí chứng thư số để khuyến khích sử dụng chữ ký số, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số.

Ứng dụng hỗ trợ quy trình nội bộ

Các ứng dụng như e-Cabinet rất quan trọng cho việc số hóa quản lý nhà nước, giúp tổ chức họp không giấy và quản lý tài liệu điện tử, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Ứng dụng quản lý công việc thông minh giúp theo dõi tiến độ và nâng cao giao tiếp trong công việc, tạo ra môi trường làm việc năng động.

Hạ tầng kỹ thuật và dữ liệu dùng chung

Hạ tầng kỹ thuật và dữ liệu dùng chung là các yếu tố thiết yếu cho chính phủ không giấy. Hệ thống bao gồm mạng cáp quang, vệ tinh và hệ thống lưu trữ dữ liệu quốc gia, giúp giảm thiểu trùng lặp thông tin.

Đầu tư vào hạ tầng và dữ liệu dùng chung là cần thiết để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho chính phủ không giấy, cùng với chính sách bảo mật dữ liệu.

Các bước hình thành chính phủ không giấy

Để hình thành một chính phủ không giấy hiệu quả và bền vững, cần thực hiện một loạt các bước có hệ thống, từ xây dựng cơ sở pháp lý đến triển khai công nghệ và thay đổi văn hóa làm việc. Dưới đây là các bước quan trọng trong quá trình này:

Bước 1: Xây dựng và hoàn thiện cơ sở pháp lý

Cơ sở pháp lý phải đảm bảo tính pháp lý của văn bản điện tử, chữ ký số và các giao dịch điện tử khác. Đồng thời, cần có các quy định về bảo mật thông tin, quản lý dữ liệu và xử lý vi phạm để bảo vệ quyền lợi của người dân và doanh nghiệp.

• Ban hành các văn bản pháp luật: Luật Giao dịch điện tử, Nghị định về chữ ký số, Thông tư về lưu trữ điện tử,...
• Sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật hiện hành: Đảm bảo phù hợp với môi trường điện tử và tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng chủ trương paperless không giấy tờ của chính phủ.

Bước 2: Số hóa dữ liệu và quy trình nghiệp vụ

Bước tiếp theo là số hóa dữ liệu và quy trình nghiệp vụ. Việc này bao gồm chuyển đổi các văn bản giấy sang định dạng điện tử, xây dựng cơ sở dữ liệu và thiết kế lại các quy trình nghiệp vụ theo hướng tự động hóa và điện tử hóa.

• Scan và chuyển đổi văn bản giấy: Sử dụng các công nghệ OCR (Optical Character Recognition – nhận dạng ký tự quang học) để chuyển đổi văn bản giấy sang định dạng điện tử có thể chỉnh sửa.
• Xây dựng cơ sở dữ liệu: Tổ chức và lưu trữ dữ liệu một cách khoa học, đảm bảo tính bảo mật và khả năng truy cập dễ dàng.
• Thiết kế lại quy trình nghiệp vụ: Tối ưu hóa quy trình, loại bỏ các bước không cần thiết và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.

Bước 3: Xây dựng và triển khai hạ tầng kỹ thuật

Hạ tầng kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ chính phủ không giấy. Cần xây dựng và triển khai các hệ thống mạng, máy chủ, phần mềm và các thiết bị công nghệ khác để đảm bảo tính ổn định, an toàn và hiệu quả của hệ thống.

• Xây dựng mạng diện rộng: Đảm bảo kết nối internet tốc độ cao và ổn định cho tất cả các cơ quan nhà nước.
• Triển khai hệ thống máy chủ: Đảm bảo đủ năng lực xử lý và lưu trữ dữ liệu cho các ứng dụng và dịch vụ công trực tuyến.
• Phát triển phần mềm: Xây dựng các ứng dụng và phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ và cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

Bước 4: Đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ, công chức

Để chính phủ không giấy hoạt động hiệu quả, cần đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ, công chức về công nghệ thông tin và kỹ năng số. Việc này giúp họ sử dụng thành thạo các công cụ và phần mềm mới, đồng thời thay đổi tư duy và văn hóa làm việc theo hướng hiện đại và hiệu quả hơn.

• Tổ chức các khóa đào tạo: Cung cấp kiến thức và kỹ năng về công nghệ thông tin, chữ ký số, bảo mật thông tin và các kỹ năng mềm khác.
• Xây dựng chương trình đào tạo trực tuyến: Tạo điều kiện cho cán bộ, công chức tự học và nâng cao trình độ mọi lúc, mọi nơi.
• Khuyến khích học tập và chia sẻ kinh nghiệm: Tạo ra một môi trường học tập liên tục, khuyến khích cán bộ, công chức chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau.

Bước 5: Tuyên truyền và nâng cao nhận thức cho người dân và doanh nghiệp

Chính phủ không giấy chỉ có thể thành công khi người dân và doanh nghiệp hiểu rõ lợi ích và tích cực tham gia vào quá trình chuyển đổi số. Cần có các chương trình tuyên truyền, giáo dục để nâng cao nhận thức và khuyến khích người dân sử dụng các dịch vụ công trực tuyến.

• Tổ chức các chiến dịch truyền thông: Sử dụng các kênh truyền thông khác nhau (báo chí, truyền hình, mạng xã hội,...) để thông tin về lợi ích của chính phủ không giấy và các dịch vụ công trực tuyến.
• Tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn: Cung cấp thông tin và hướng dẫn cụ thể cho người dân và doanh nghiệp về cách sử dụng các dịch vụ công trực tuyến.
• Xây dựng trang web và ứng dụng di động: Cung cấp thông tin và hỗ trợ trực tuyến cho người dân và doanh nghiệp.

Bước 6: Đánh giá và cải tiến liên tục

Quá trình xây dựng chính phủ không giấy là một quá trình liên tục, cần được đánh giá và cải tiến thường xuyên để đảm bảo hiệu quả và phù hợp với thực tế.

• Thu thập và phân tích dữ liệu: Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các chương trình và dự án chuyển đổi số.
• Lấy ý kiến phản hồi từ người dân và doanh nghiệp: Lắng nghe ý kiến của người dân và doanh nghiệp để cải thiện chất lượng dịch vụ.
• Điều chỉnh và cập nhật các chính sách và quy trình: Đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế và đáp ứng nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.

Lợi ích khi hình thành chính phủ không giấy

Chính phủ không giấy mang lại nhiều lợi ích to lớn cho cả chính phủ, người dân và doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích chính:

Để hiểu rõ hơn về những ưu điểm vượt trội mà mô hình này mang lại, chúng ta hãy cùng điểm qua những lợi ích thiết thực dưới đây:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí giấy tờ, in ấn, sao chụp, chuyển phát, lưu trữ và các chi phí hành chính khác.
• Nâng cao hiệu quả: Giảm thời gian xử lý hồ sơ, tăng tốc độ giao tiếp và phối hợp giữa các cơ quan nhà nước.
• Cải thiện tính minh bạch: Dữ liệu được lưu trữ và quản lý một cách có hệ thống, dễ dàng truy cập và kiểm tra, giảm nguy cơ tham nhũng và sai phạm.
• Cải thiện khả năng tiếp cận dịch vụ công: Người dân và doanh nghiệp có thể tiếp cận dịch vụ công trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, giảm thiểu thời gian và chi phí đi lại.
• Nâng cao trách nhiệm giải trình: Dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tăng cường trách nhiệm giải trình của cán bộ, công chức.
• Góp phần bảo vệ môi trường: Giảm lượng giấy thải ra môi trường, tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên.
• Thúc đẩy phát triển kinh tế: Tạo môi trường kinh doanh thuận lợi, thu hút đầu tư và thúc đẩy tăng trưởng kinh tế.
• Nâng cao hình ảnh quốc gia: Thể hiện sự hiện đại, năng động và trách nhiệm của chính phủ trong việc phục vụ người dân và doanh nghiệp.
• Đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số: Phù hợp với xu hướng phát triển của thế giới và yêu cầu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.
• Tăng cường sự hài lòng của người dân: Cung cấp dịch vụ công chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý và mốc triển khai tại Việt Nam

Việc triển khai chính phủ không giấy tại Việt Nam được xây dựng trên một nền tảng pháp lý vững chắc và có lộ trình triển khai rõ ràng. Dưới đây là một số văn bản pháp lý và mốc triển khai quan trọng:

Quá trình hình thành và phát triển mô hình chính phủ hiện đại này được đánh dấu bằng những văn bản pháp lý và lộ trình triển khai cụ thể, tạo tiền đề cho sự chuyển đổi số toàn diện:

• Quyết định 28/2018/QĐ-TTg: Quy định về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước. Đây là văn bản quan trọng đặt nền móng cho việc trao đổi văn bản điện tử trong hệ thống hành chính nhà nước.
• Đề án Cổng Dịch vụ công quốc gia (từ tháng 3/2019): Tạo ra một nền tảng thống nhất để người dân và doanh nghiệp tiếp cận các dịch vụ công trực tuyến.
• Nghị định 45 và Quyết định 06/QĐ-TTg (giai đoạn 2022-2025): Kiến tạo hành lang pháp lý cho định danh điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác thực danh tính trực tuyến.
• 12/3/2019: Thủ tướng ký số quyết định Cổng Dịch vụ công quốc gia, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến.
• Tháng 6/2019: Triển khai e-Cabinet (họp không giấy) và ứng dụng giao việc thông minh tại TP. HCM, thể hiện sự tiên phong của thành phố trong việc ứng dụng công nghệ vào quản lý và điều hành.
• Tháng 8/2024: UBND TP. HCM không tiếp nhận văn bản giấy (trừ 4 trường hợp đặc biệt), thể hiện quyết tâm mạnh mẽ trong việc chuyển đổi sang chính phủ không giấy.
• Quý II/2025: Mục tiêu số hóa, tài liệu điện tử, loại bỏ giấy tờ chứng thực bản sao; đến tháng 4/2025 sẵn sàng sử dụng giấy tờ điện tử thay thế bản giấy.
• Thông báo 171/TB-VPCP năm 2025: Yêu cầu khẩn trương ban hành Kế hoạch hành động và kiện toàn Ban chỉ đạo, tiếp tục thực hiện nghiêm chỉnh chương trình cải cách hành chính nhà nước.
• Kết nối, xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư: Đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin.
• 100% sân bay, bến cảng, cửa khẩu ứng dụng công nghệ sinh trắc học trên nền tảng VneID: Hoàn thành trong Quý II/2025, tăng cường an ninh và hiệu quả quản lý.
• Hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch, dữ liệu đất đai, các dữ liệu khác: Tái sử dụng dữ liệu, cắt giảm, đơn giản hóa các thủ tục hành chính.
• Yêu cầu tất cả lãnh đạo, cán bộ, công chức các bộ, ngành, địa phương các cấp phải xử lý hồ sơ công việc toàn trình trên môi trường mạng và sử dụng chữ ký số: Hoàn thành trước ngày 30/6/2025.
• Cắt giảm thành phần hồ sơ đối với các thủ tục hành chính có thông tin giấy tờ đã tích hợp trên tài khoản định danh điện tử: Hoàn thành trong Quý II/2025.
• Hợp nhất và nâng cấp các Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị: Hoàn thành trong tháng 4/2025.
• Cho phép sử dụng các giấy tờ điện tử tích hợp trên tài khoản định danh điện tử tương đương với giấy tờ truyền thống: Không yêu cầu công dân phải xuất trình giấy tờ, phải sao y, công chứng, hoàn thành trong tháng 4/2025.
• Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg: Quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
• Trục liên thông văn bản quốc gia: Giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ VPCP tới các bộ, ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.
• Ủy ban Quốc gia về Chính phủ điện tử: Đã được thành lập trên cơ sở kiện toàn Ủy ban Quốc gia về ứng dụng CNTT và do Thủ tướng trực tiếp làm Chủ tịch Ủy ban, Phó Thủ tướng Vũ Đức Đam là Phó Chủ tịch, Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP là Uỷ viên thường trực kiêm Tổng thư ký.

Thách thức và hạn chế khi hình thành chính phủ không giấy

Mặc dù chính phủ không giấy mang lại nhiều lợi ích, nhưng quá trình triển khai vẫn còn đối mặt với nhiều thách thức và hạn chế.

Để đạt được mục tiêu xây dựng một chính phủ hiện đại, hiệu quả và thân thiện với môi trường, chúng ta cần nhận diện và vượt qua những khó khăn sau:

• Cơ chế pháp lý: Cần hoàn thiện luật để đảm bảo tính pháp lý của văn bản điện tử, chữ ký số, lưu trữ điện tử. Một số cơ quan vẫn xử lý song song giấy và điện tử.
• Khả năng tiếp cận: Người dân không có internet hoặc kỹ năng số, đặc biệt ở vùng sâu vùng xa, dễ bị bỏ lại phía sau. Digital divide là thách thức lớn.
• Thay đổi hành vi và văn hóa công chức: Nhiều cán bộ vẫn quen dùng văn bản giấy, thiếu nhận thức về giá trị văn bản điện tử và chữ ký số.
• Rủi ro an ninh – kỹ thuật: Nguy cơ tấn công mạng, mất dữ liệu, lỗi hệ thống… đặc biệt khi nguồn lực công nghệ chưa đồng bộ.
• Sự phối hợp giữa các cơ quan: Sự phối hợp giữa các cơ quan nhà nước còn chưa chặt chẽ và đồng bộ, gây khó khăn cho việc triển khai các dự án chuyển đổi số.
• Nguồn lực tài chính: Việc đầu tư vào hạ tầng kỹ thuật, đào tạo nhân lực và tuyên truyền nâng cao nhận thức đòi hỏi nguồn lực tài chính lớn.
• Sự thay đổi tư duy và văn hóa làm việc: Cần thay đổi tư duy và văn hóa làm việc của cán bộ, công chức từ làm việc trên giấy sang làm việc trên môi trường điện tử.
• Sự bảo mật thông tin: Cần đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin cá nhân và thông tin nhà nước trong quá trình chuyển đổi số.
• Sự đồng bộ giữa các hệ thống: Cần đảm bảo sự đồng bộ và tương thích giữa các hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước.
• Sự tham gia của người dân và doanh nghiệp: Cần khuyến khích sự tham gia của người dân và doanh nghiệp vào quá trình xây dựng chính phủ không giấy.

Cơ sở hạ tầng và thiết bị cần thiết khi áp dụng chính phủ không giấy

Việc trang bị đầy đủ và hiện đại các yếu tố này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số, đảm bảo hiệu quả và tính bền vững của mô hình chính phủ tiên tiến:

• Mạng internet tốc độ cao: Đảm bảo kết nối internet ổn định và tốc độ cao cho tất cả các cơ quan nhà nước và người dân.
• Hệ thống máy chủ: Cung cấp đủ năng lực xử lý và lưu trữ dữ liệu cho các ứng dụng và dịch vụ công trực tuyến.
• Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Giúp quản lý, lưu trữ và tìm kiếm văn bản và hồ sơ một cách dễ dàng và hiệu quả.
• Hệ thống chữ ký số: Đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch điện tử.
• Hệ thống bảo mật thông tin: Bảo vệ thông tin cá nhân và thông tin nhà nước khỏi các nguy cơ tấn công mạng và mất dữ liệu.
• Máy tính và thiết bị di động: Trang bị đủ máy tính và thiết bị di động cho cán bộ, công chức để làm việc trên môi trường điện tử.
• Máy quét và máy in: Sử dụng để số hóa văn bản giấy và in ấn khi cần thiết.
• Hệ thống hội nghị truyền hình: Hỗ trợ các cuộc họp trực tuyến và giảm thiểu chi phí đi lại.
• Phần mềm cộng tác trực tuyến: Giúp cán bộ, công chức làm việc và phối hợp với nhau một cách hiệu quả từ xa.
• Hệ thống lưu trữ đám mây: Lưu trữ dữ liệu một cách an toàn và có thể truy cập từ mọi nơi.

Kết luận

Chính phủ không giấy là xu hướng tất yếu trong chuyển đổi số, mang lại hiệu quả, tiết kiệm, minh bạch và phục vụ dân tốt hơn. Để thành công, cần quyết tâm về công nghệ, pháp lý và con người, chú trọng đào tạo, hỗ trợ dân. SVITEL tin rằng với sự nỗ lực của hệ thống chính trị và sự tham gia của người dân, Việt Nam sẽ đạt mục tiêu chính phủ không giấy và chính phủ số vào năm 2025-2030. Bạn đã sẵn sàng tham gia chưa? Liên hệ SVITEL để được tư vấn!