Microsoft Teams là công cụ họp trực tuyến mạnh mẽ, giúp kết nối và làm việc nhóm hiệu quả, đặc biệt trong thời đại làm việc từ xa ngày càng phổ biến. SAVITEL sẽ hướng dẫn bạn cách tạo cuộc họp trên Microsoft Teams một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất. Với hướng dẫn cụ thể này, bạn sẽ có thể tổ chức các cuộc họp trực tuyến chỉ trong vài phút, để kết nối và tạo cuộc họp với đồng nghiệp, đối tác từ xa một cách thuận tiện nhất.

Cách tạo cuộc họp trên Microsoft Teams đơn giản trên điện thoại

Microsoft Teams không chỉ hỗ trợ trên máy tính mà còn cung cấp trải nghiệm linh hoạt trên các thiết bị di động. Bạn có thể dễ dàng tạo cuộc họp chỉ với vài thao tác đơn giản ngay trên điện thoại với vài bước sau đây.

Hướng dẫn nhanh tạo cuộc họp trên Microsoft Teams

Mở ứng dụng Microsoft Teams trên điện thoại > Đăng nhập vào tài khoản của bạn > Nhấn vào biểu tượng Lịch ở dưới thanh công cụ > Chọn Lên lịch sự kiện mới > Điền thông tin cuộc họp: tiêu đề, ngày giờ, người tham gia, địa điểm, mô tả > Nhấn dấu ✔ để hoàn tất quá trình tạo cuộc họp. Để tham gia cuộc họp, chọn nhóm đã được lên lịch > Nhấn Tham gia và chọn Tham gia ngay.

Hướng dẫn cụ thể

Bước 1: Tìm và mở ứng dụng Microsoft Teams trên màn hình chính hoặc trong thư mục ứng dụng của bạn.

Mô tả thao tác truy cập Team trên điện thoại

Xem thêm: Cách đổi tên trên Microsoft Teams

Bước 2: Nếu bạn chưa đăng nhập, nhập địa chỉ email và mật khẩu của tài khoản Microsoft của bạn. Nhấn "Đăng nhập" để tiếp tục.

Đăng nhập tài khoản

Bước 3: Tại giao diện chính của ứng dụng, tìm và nhấn vào biểu tượng Lịch (Calendar) ở dưới thanh công cụ. Biểu tượng này thường nằm ở giữa hoặc bên phải.

Chọn lên lịch cuộc họp

Bước 4: Khi bạn đã vào trang Lịch, tìm biểu tượng Sự kiện cộng đồng ở góc phải màn hình (thường có hình dấu cộng hoặc chữ "Mới"). Nhấn vào đó để bắt đầu tạo cuộc họp.

Tạo sự kiện cộng đồng

Bước 5: Bạn sẽ thấy một form để điền thông tin chi tiết về cuộc họp. Cần nhập các thông tin sau:

  • Tiêu đề cuộc họp: Ghi tên cuộc họp để người tham gia dễ dàng nhận diện.

  • Ngày và giờ bắt đầu, kết thúc: Chọn thời gian cụ thể cho cuộc họp.

  • Thêm người tham gia: Nhập địa chỉ email hoặc tên của những người mà bạn muốn mời tham gia cuộc họp.

  • Mô tả cuộc họp và lặp lại (Không bao giờ, mỗi ngày, mỗi tuần,...)

Điền thông tin cuộc họp

>>> Khám phá ngay: Giải pháp và thiết bị hội nghị truyền hình uy tín

Điền thông tin cuộc họp

Bước 6: Sau khi điền đầy đủ thông tin, kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo mọi thông tin chính xác. Nhấn nút ✔ để lưu và hoàn tất việc tạo cuộc họp.

 

Nhấn lưu thông tin

Sau đó bạn có thể gửi lời mời tham gia và chia sẻ liên kết cuộc họp đến người khác.

Chia sẻ link cuộc họp MS Teams

Bước 7: Để tham gia, chọn vào cuộc họp mà bạn đã đặt lịch trước. Sau đó nhấn Tham gia để bắt đầu họp.

Tham gia cuộc họp

Bước 8: MS Teams sẽ hiện ra giao diện như hình bên dưới, để tiếp tục, nhấn Tham gia ngay.

Tiến hành tham gia ngay

Sau đó, tùy chỉnh bật/tắt quay video, micro và loa trên thanh công cụ phía dưới.

Tùy chỉnh cài đặt

Bước 9: Để kết thúc cuộc họp nhấn biểu tượng Kết thúc ở góc phải màn hình.

Kết thúc cuộc họp

>>> Khám phá ngay: Top 12 phần mềm ghi âm cuộc họp và hướng dẫn cách ghi âm cuộc họp

Cách tạo cuộc họp trên Microsoft Teams dễ dàng trên máy tính

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo cuộc họp trên Microsoft Teams trên máy tính một cách dễ dàng:

Hướng dẫn nhanh tạo cuộc họp trên Microsoft Teams

Đầu tiên, Khởi động ứng dụng Microsoft Teams > Đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn > Chọn mục “Lịch” từ thanh công cụ bên trái > Chọn “New Meeting” để tạo lịch họp > Nhập thông tin cuộc họp (Tiêu đề, người tham dự, ngày, giờ, địa điểm, mô tả) > Chọn mục “Save” để tạo cuộc họp.

Hướng dẫn cụ thể

Bước 1: Mở Microsoft Teams từ thanh công cụ hoặc tìm kiếm trong máy tính của bạn. Nếu chưa cài đặt, bạn cần tải về từ trang web chính thức của Microsoft Teams.

Mở phầm mềm MS Teams

Bước 2: Sau khi khởi động ứng dụng, đăng nhập thông tin tài khoản Microsoft của bạn (địa chỉ email và mật khẩu). Nếu bạn chưa có tài khoản thì bạn cần đăng ký tạo tài khoản.

Đăng nhập tài khoản trên Teams

Bước 3: Trên giao diện chính, bạn sẽ thấy một thanh công cụ ở phía bên trái. Tại đây, nhấp vào biểu tượng Lịch (Calendar). Ngoài ra bạn cũng có thể bắt đầu cuộc họp ngay tức thì với biểu tượng Meet now.

Tại đây bạn có thể xem và quản lý các cuộc họp đã lên lịch, cũng như tạo các cuộc họp mới.

Tạo lịch cho cuộc họp

Bước 4: Ở góc trên bên phải của giao diện “Lịch”, bạn sẽ thấy một nút có tên New Meeting (Cuộc họp mới). Nhấn vào nút này để bắt đầu tạo cuộc họp mới.

Thiết lập cuộc họp

Bước 5: Trong hộp thoại hiện ra, bạn sẽ cần nhập các thông tin sau:

Tiêu đề: Nhập tên cho cuộc họp của bạn. 

Người tham dự: Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời tham gia cuộc họp. 

Ngày và giờ:

  • Start Time (Thời gian bắt đầu): Chọn ngày và giờ bắt đầu cuộc họp.

  • End Time (Thời gian kết thúc): Chọn thời gian kết thúc dự kiến của cuộc họp.

Địa điểm: Mặc định, nếu bạn tổ chức cuộc họp trực tuyến, chọn Microsoft Teams Meeting. Nếu cuộc họp tổ chức tại một địa điểm vật lý thì bạn cần ghi chú rõ địa chỉ.

Mô tả: Đây là phần tùy chọn, nơi bạn có thể thêm thông tin hoặc mô tả về cuộc họp để giúp người tham dự nắm rõ nội dung. Ví dụ: bạn có thể thêm các mục tiêu hoặc tài liệu cần chuẩn bị trước.

Điền thông tin cần thiết

>>> Xem thêm: Top 9 phần mềm dạy học trực tuyến, học online tốt nhất 2024

Bước 6: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, nhấn Save để lưu và tạo cuộc họp.

Cuộc họp của bạn sẽ được thêm vào lịch và tất cả những người bạn đã mời sẽ nhận được email thông báo kèm đường link tham gia cuộc họp qua Microsoft Teams.

Nhấn Save (Lưu)

Bước 7: Khi cuộc họp kết thúc hoặc khi bạn muốn rời khỏi cuộc họp, nhấn vào biểu tượng Rời cuộc họp (Leave Meeting) hình điện thoại đỏ ở thanh công cụ phía trên.

Kết thúc cuộc họp trên MS Teams

Một số tính năng hỗ trợ họp trực tuyến bằng Microsoft Teams

Microsoft Teams cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ họp trực tuyến, giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Dưới đây là một số tính năng nổi bật:

Bật và tắt phụ đề

Phụ đề trực tiếp trong Microsoft Teams cho phép hiển thị văn bản theo thời gian thực trong cuộc họp. Để bật, chọn biểu tượng thêm tuỳ chọn (⋯) và chọn Bật phụ đề. Để tắt, thực hiện tương tự và chọn Tắt phụ đề.

Mở phụ đề

>>> Có thể bạn quan tâm: TOP 12 phần mềm chia sẻ màn hình được sử dụng nhiều nhất

Bật hộp thoại trò chuyện

Hộp thoại trò chuyện trong MS Teams cho phép người dùng gửi tin nhắn và chia sẻ tệp trong cuộc họp. Để bật, chỉ cần nhấn vào biểu tượng trò chuyện (biểu tượng tin nhắn) trên thanh công cụ. Hộp thoại sẽ hiển thị ở bên phải màn hình, giúp giao tiếp mà không làm gián đoạn cuộc thảo luận.

Mở trò chuyện trong cuộc họp

Thay đổi nền trong cuộc họp

Trong Microsoft Teams, bạn có thể thay đổi nền để tạo không gian chuyên nghiệp trong cuộc họp. Để thực hiện, nhấn vào Background filters > chọn Hiệu ứng nền. Bạn có thể chọn từ các nền có sẵn hoặc tải hình ảnh tùy chỉnh. Cuối cùng, nhấn Áp dụng để thay đổi nền. Tính năng này cho phép làm mờ hoặc thay thế hình ảnh thật của bạn, giúp tạo sự tập trung vào nội dung cuộc họp.

Thay đổi Background trong cuộc họp

Tùy chọn âm thanh

Bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn âm thanh để cải thiện trải nghiệm trong cuộc họp MS Teams. Trước khi tham gia cuộc họp, vào Cài đặt (Settings) bằng cách nhấn vào ảnh đại diện của bạn ở góc trên bên phải. Tại đây, bạn có thể chọn thiết bị đầu vào (microphone) và đầu ra (loa) mà bạn muốn sử dụng. 

Tùy chỉnh âm thanh

Trình chia sẻ màn hình

Trình chia sẻ màn hình là một tính năng quan trọng trong Microsoft Teams, cho phép bạn hiển thị nội dung trên màn hình của mình cho những người tham gia cuộc họp. Trong cuộc họp, nhấn vào biểu tượng Chia sẻ (Share) trên thanh công cụ, thường được biểu thị bằng một hình chữ nhật với mũi tên. Sau đó, chọn loại nội dung bạn muốn chia sẻ. Nếu bạn chia sẻ âm thanh, hãy chọn tùy chọn  Include sound để mọi người nghe âm thanh từ video hoặc nội dung trên màn hình của bạn.

Chia sẻ màn hình

Ghi lại cuộc họp

Ghi lại cuộc họp là một tính năng hữu ích trong Microsoft Teams, cho phép bạn lưu lại nội dung và diễn biến cuộc họp để xem lại sau. Để ghi lại cuộc họp, nhấn vào biểu tượng thêm tuỳ chọn (⋯) trên thanh công cụ > Chọn Ghi lại cuộc họp (Start recording) > Để bắt đầu ghi, nhấn lại vào biểu tượng thêm tuỳ chọn (⋯) và chọn Dừng ghi lại (Stop recording). Tất cả người tham gia sẽ nhận được thông báo rằng cuộc họp đang được ghi lại.

Ghi lại cuộc họp trên MS Teams

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết “[Hướng dẫn] Cách tạo cuộc họp trên Microsoft Teams nhanh chóng” của SAVITEL. Mong rằng những thông tin và hướng dẫn trong bài viết sẽ giúp các bạn dễ dàng hơn trong việc tổ chức và tham gia các cuộc họp trực tuyến. Chúc các bạn có những cuộc họp thành công và hiệu quả!