Breakout room là gì? Cách dùng Breakout room trên Team, Zoom, Google Meet

Breakout Room là một tính năng hữu ích giúp chia nhỏ cuộc họp trực tuyến thành các nhóm thảo luận riêng biệt, tạo điều kiện cho các thành viên tương tác và làm việc hiệu quả hơn. Tính năng này đặc biệt phù hợp với các buổi họp, lớp học trực tuyến hoặc sự kiện có số lượng người tham gia lớn. SAVITEL sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Breakout Room, lợi ích của nó và cách sử dụng trên các nền tảng phổ biến như Team, Zoom và Google Meet.

Breakout room là gì?

Breakout Room là tính năng cho phép người chủ trì cuộc họp chia người tham gia thành các nhóm nhỏ để thảo luận riêng. Mỗi nhóm sẽ hoạt động độc lập trong một phòng riêng, nhưng vẫn được kết nối với phiên họp chính. Tính năng này thường được sử dụng trong các buổi họp nhóm, lớp học trực tuyến, hoặc sự kiện đào tạo để tăng tính tương tác và hiệu quả làm việc.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tải và sử dụng LED Studio đơn giản <<<

Với Breakout Room, người chủ trì có thể tạo tối đa 50 nhóm nhỏ, mỗi nhóm chứa tối đa 200 người (tùy thuộc vào phiên bản ứng dụng). Các phòng nhỏ này được trang bị đầy đủ tính năng như một cuộc họp thông thường, bao gồm chia sẻ màn hình, trò chuyện và yêu cầu hỗ trợ từ người chủ trì.

Những lợi ích của tính năng Breakout room

Tính năng Breakout room mang lại nhiều lợi ích đối với người dẫn dắt cuộc họp và các thành viên tham gia, giúp cải thiện tính tương tác và hiệu quả làm việc:

• Đảm bảo các cuộc thảo luận diễn ra hiệu quả và có tổ chức: Khi số lượng người tham gia đông, việc kiểm soát nội dung và duy trì sự tập trung thường trở nên khó khăn. Breakout Room giải quyết vấn đề này bằng cách chia nhỏ nhóm, cho phép mỗi thành viên có không gian để đóng góp ý kiến, giúp cuộc thảo luận trở nên sâu sắc và có cấu trúc hơn.

• Tăng tính tương tác: Thay vì chỉ lắng nghe trong một cuộc họp lớn, người tham gia trong các phòng nhỏ có cơ hội trao đổi trực tiếp, đặt câu hỏi và phản hồi nhanh chóng. Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường học tập hoặc các buổi brainstorming cần sự hợp tác chặt chẽ.

• Tiết kiệm thời gian: Với khả năng phân chia và quản lý linh hoạt, Breakout Room giúp người chủ trì nhanh chóng tổ chức các nhóm theo mục tiêu cụ thể, giảm thiểu thời gian lãng phí trong việc điều phối hoặc chờ đợi phản hồi từ số đông.

Hướng dẫn cách bật và sử dụng tính năng Breakout room trên các nền tảng phổ biến

Những lợi ích mà Breakout Room mang lại đã khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức muốn nâng cao chất lượng cuộc họp trực tuyến. Vậy làm thế nào để triển khai tính năng này trên các nền tảng quen thuộc? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Cách dùng Breakout room trên Team

Microsoft Teams mang đến trải nghiệm Breakout Room mượt mà, đặc biệt phù hợp cho các nhóm làm việc cần tổ chức nhanh chóng. Tuy nhiên, để sử dụng, bạn cần đảm bảo mình là người tổ chức và thao tác trên máy tính. Dưới đây là các bước chi tiết để bật và triển khai tính năng này:

• Kích hoạt tính năng: Nhấp vào biểu tượng hồ sơ ở góc phải trên cùng của Teams, chọn Manage account. Trong mục General, tìm phần Application và bật tùy chọn Turn on new meeting experience. Sau đó, bạn có thể truy cập Breakout Room.

• Bắt đầu tạo phòng: Trong cuộc họp, nhìn xuống thanh công cụ và nhấp vào biểu tượng Breakout Rooms. Một giao diện sẽ hiện ra, cho phép bạn chọn số lượng phòng cần tạo.

• Phân bổ thành viên: Quyết định cách chia nhóm – tự động (Teams sẽ ngẫu nhiên phân bổ) hoặc thủ công (bạn chọn từng người vào từng phòng). Sau khi chọn xong, nhấn Create rooms để hoàn tất.

• Quản lý linh hoạt: Bạn có thể thêm phòng mới bằng biểu tượng +, đổi tên phòng qua tùy chọn Rename room hoặc tham gia từng phòng để hỗ trợ bằng cách chọn Join room.

Cách dùng Breakout room trên Zoom

Zoom nổi tiếng với tính năng Breakout Room được thiết kế tinh tế, cho phép người dùng chia tối đa 50 nhóm nhỏ, mỗi nhóm chứa đến 200 người. Để triển khai, bạn cần chuẩn bị trước trên tài khoản và thực hiện trong cuộc họp. Đây là cách thực hiện từng bước:

• Bật tính năng trong cài đặt: Đăng nhập vào https://www.zoom.com/vi hoặc ứng dụng Zoom, vào Settings trong mục Personal. Chọn In Meeting (Basic), kéo xuống phần Breakout Room và bật thanh trượt. Tích thêm Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling nếu muốn chỉ định trước, rồi nhấn Save.

• Khởi tạo phòng trong cuộc họp: Mở cuộc họp qua New Meeting, sau đó nhấp vào biểu tượng Breakout Rooms ở góc dưới bên phải. Nhập số lượng phòng mong muốn và nhấn Create.

• Tùy chỉnh phòng: Giao diện quản lý sẽ hiển thị. Bạn có thể đổi tên phòng (Rename), xóa phòng (Delete), hoặc phân bổ người tham gia thủ công. Nếu dùng phiên bản 5.3.0 trở lên, bật Self-select để họ tự chọn phòng.

• Kích hoạt và quản lý: Nhấn Open All Rooms để bắt đầu. Bạn cũng có thể đặt hẹn giờ qua Options để tự động đóng phòng sau thời gian nhất định.

Cách dùng Breakout room trên Google Meet

Google Meet tích hợp Breakout Room với giao diện đơn giản, nhưng yêu cầu bạn là chủ trì hoặc đồng chủ trì và sử dụng Google Workspace trả phí. Dưới đây là các bước cụ thể để sử dụng:

• Tạo cuộc họp: Đăng nhập Google Meet và bắt đầu một cuộc họp mới. Đảm bảo bạn có quyền chủ trì để truy cập tính năng.

• Truy cập Breakout Room: Nhấn vào biểu tượng Activities (hình tròn, vuông, tam giác) ở góc phải trên cùng, sau đó chọn Breakout rooms từ menu hiện ra.

• Thiết lập phòng: Nhấp vào Edit (biểu tượng bút chì), chọn số lượng phòng cần tạo. Kéo thả để phân bổ thành viên hoặc nhập tên họ trực tiếp vào từng phòng, rồi tùy chỉnh tên phòng nếu muốn.

• Kích hoạt phòng: Sau khi hoàn tất, nhấn Open Rooms ở góc dưới bên phải để mời mọi người tham gia. Người tham gia sẽ thấy thông báo và nhấp Tham gia để vào phòng. Đóng Breakout room khi kết thúc thảo luận để mọi người quay lại phòng họp lớn.

Những lưu ý khi sử dụng Breakout Room

Mặc dù Breakout room là một công cụ hữu ích, nhưng để tận dụng tối đa tính năng này, người tổ chức cần lưu ý một số điểm để nâng cao trải nghiệm sử dụng:

• Lên kế hoạch trước khi tạo phòng: Xác định mục tiêu của từng nhóm thảo luận để đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình.

• Sử dụng chức năng chat trong phòng: Breakout room hỗ trợ nhắn tin nội bộ giữa các thành viên trong nhóm, giúp dễ dàng trao đổi ý kiến mà không bị gián đoạn.

• Chia sẻ tài liệu cần thiết: Người tổ chức có thể gửi tài liệu chung trước hoặc trong quá trình thảo luận để đảm bảo mọi người có thông tin cần thiết.

• Theo dõi và hỗ trợ nhóm kịp thời: Chủ trì cuộc họp có thể tham gia từng phòng để kiểm tra tiến độ và hỗ trợ khi cần.

• Ghi lại nội dung cuộc thảo luận nếu cần: Trên một số nền tảng như Zoom và Microsoft Teams, người tổ chức có thể bật tính năng ghi hình để lưu trữ nội dung cuộc họp và tham khảo sau này.

>>> Xem thêm: Visual LED và ứng dụng trong các sự kiện hiện đại <<<

Breakout room là một giải pháp mạnh mẽ giúp tối ưu hóa các cuộc họp và thảo luận nhóm, đặc biệt là trong môi trường học tập và làm việc trực tuyến. Việc sử dụng đúng cách và kết hợp với các tính năng hỗ trợ sẽ giúp nâng cao hiệu quả cộng tác. Nếu bạn cần một giải pháp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp cho các cuộc họp trực tuyến, hãy tham khảo các sản phẩm của SAVITEL hoặc liên hệ để được tư vấn chi tiết.